何とか仕事を効率化して残業を減らしたいとお悩みではありませんか？今回は、残業をなくすためにすぐ削れるポイントを9つ紹介します。自分の努力でできるポイントや職場の同僚との協力が必要なポイントも紹介していますので参考にしてください。また業務の効率化に有効なツールも紹介しますので、積極的に導入してみてください。

個人で解決できるムダなポイント4選

自分自身ですぐに解決できるムダなポイントから見ていきましょう。

優先順位の低い仕事に時間を浪費している

よくあるのが優先順位を間違えて、先にするべきことを後回しにしているパターン。優先順位が整理できていない人は、上司や同僚などから頼まれると、キャパに関係なく請け負う傾向があります。そうなると「本当の優先順位」を無視して残業で解決しようとする危険性がでてきます。

まず、作業が発生したらすぐに優先順位を決めてToDo化しましょう。ビジネスチャットをツールとして使っている場合はチャットワークのタスク機能、スラックのToDo機能を使うと便利です。

優先順位が整理できていれば、何か新しい作業を頼まれてもその作業が受けられるかどうかすぐに判断できます。無理な作業を頼まれたら、その場で「この作業を今日中にしないといけないので難しいです」と理由を含めて断るか、時期を調整してもらうよう打診することができます。

作業の優先順位を整理して、残業しなくていいようにしましょう。

ついだらだらしてしまってやるべきことが終わっていない

その日にしなければならないことが明確になっているでしょうか。その日の作業ボリュームが分かっていないと、まだ余裕があると勘違いしてだらだらと仕事を進めてしまい、定時近くになってから慌ててしまうはめに。「定時までにやるべきこと」は明確にしておきましょう。なお、最初にご紹介した優先順位の整理をしていれば自然と見えてきます。

今日一日で終わらせることは出社してすぐに確認するようにしましょう。ビジネスチャットのタスク管理機能を利用すれば、今日は余裕があるかどうかがひと目で分かり、ムダな時間をなくすことにつながります。

進捗をまとめるのにいつもムダに時間がかかる

プロジェクトによっては、毎日のように進捗フォローをしてくれる現場もあるでしょう。その場合は慌てず対応できるように、作業の「見える化」をすることが重要です。作業を大きめの付箋に書きつけてパソコンの横に貼っておきます。終わったらノートに付箋を日付単位で貼り付ければ、自分のこれまでの作業を把握することができます。

ビジネスチャットなら、タスクが付箋の役割を果たします。完了したタスクも確認できますので進捗を聞かれても即答が可能です。進捗内容をいちいちまとめたり思い出したりという手間がかからないので、ぜひタスクをうまく運用しましょう。

このように作業を見える化して運用すると、ムダや漏れがなくなります。

フォルダも含めて整理整頓

仕事をする際に、探し物が多いと効率が悪くなります。物理的な机の上もそうですが、電子データも整理整頓してすぐに探しやすくする工夫をしましょう。仕事が速い人はフォルダ分けを必要最小限、かつ似たような構成にして探しやすくしています。一例として、エンジニアのフォルダ分けを紹介しましょう。
 

上記はあくまで1例です。自分なりに分かりやすいまとめ方を考えて整理してください。フォルダをわかりやすく整理すると、必要な資料を探す手間が格段に減り、ムダな時間の削減に寄与します。

職場内で削減したいムダなポイント3選

次に、職場内で削減したいムダなポイントを見ていきましょう。

単に進捗を聞くだけのムダな進捗会議

チーム全員をわざわざ呼びだして、一人ひとりに進捗を聞くだけの進捗会議は、全員の時間をムダに30分ないし1時間拘束する効果しかありません。この問題はチャットワークやスラックで案件ごとの会議室（チャンネル）を作成し、その中でタスク管理や進捗のフォローをすることで解決可能です。スラックの場合は、タスク管理ツールTrelloと連携させると便利です。

プロジェクトの管理者はチャット上での進捗を見ながら、全員で作業調整をした方がいいと判断した時だけ進捗会議を開くようにします。こうすることで、定期の進捗会議が必要なら週1回程度にできますし、順調に進んでいれば進捗会議の必要がなくなります。

忙しい人もいるのに暇そうにしている人もいるムダ

人間が多数集まってくると、どうしても作業の進み具合にむらが出てきます。作業効率の良い人と悪い人で、仕事の進み具合が変わる場合もあるでしょう。その結果、いつも忙しそうにしている人と暇そうにしている人が出てきます。

ビジネスチャットでタスクの可視化をすると、作業負荷のかかっている人が見えてきます。その人の作業を平準化することで、全体的に残業が少なくなります。なお、作業を平準化してみて、チーム内メンバーでは仕事が溢れるという判断に至った際は、追加人員をアサインすることをプロジェクト管理者に提案してみましょう。

上司が帰らないから何となく帰れない

このパターンは本当にムダです。気にせずさっさと帰ればいいのですが、そうもいかずそのままずるする残業する人は意外に多いと言われています。少しでも帰りやすくする方法としては、習い事などの用事を作ることでしょう。ビジネスチャットのプロフィールや表示名にさりげなく「今日は定時で帰ります」と書くのもありです。

ビジネスチャットで省く仕事のムダ2選

次に、ビジネスチャットを社内で運用することで省ける仕事のムダを紹介します。

メール送信より手間のかからないビジネスチャット

メールでのコミュニケーションは、前置きの挨拶や誤送信した場合のリスク、後処理の煩雑さ、情報の検索も面倒といろいろ手間がかかります。

ビジネスチャットならムダな挨拶も必要なく、TOやCCも簡単に指定できます。相手がオンラインならメールよりスピーディーなやり取りが可能です。情報も自然と案件などの会議室ごとに整理されていきますので、メールの履歴を掘り返す必要がなくなります。

さらに連絡事項用の会議室を作っておき、情報発信元の部署が連絡事項の投稿をする仕組みを作っておけば、連絡漏れを防ぐことができます。

複数プロジェクトでのファイル管理が楽々

仕事中、意外と時間を取られている作業が、これまでに作ってきた資料（紙・電子とも）を再利用したいと思った時に探す作業です。

この手間を短縮するためにも、プロジェクトごとの会議室（チャンネル）でファイル共有を推進しましょう。案件が異なるので資料は自然と分類されていきます。

ファイル自体はGoogleDocsやGoogleスプレッドシートでも問題ありませんが、ファイル共有ツールboxとビジネスチャットのスラックを連携させることで、さらにストレスなくファイル管理ができるのでおすすめです。

まとめ

 
残業を無くすために削れるムダなポイントを9つご紹介しました。多くのムダは、職場にビジネスチャットを導入することで改善できる場合があります。個人で削れるムダは今日から少なくする工夫をして、定時内にスッキリと仕事を片付けられるようになりましょう。