働き方改革で時間外労働に上限規制!企業の取るべき対応策とは?

働き方改革

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【筆者】かじ社会保険労務士事務所 特定社会保険労務士 加治直樹
現在、社会保険労務士として、就業規則の作成・改定、行政機関調査対応等に関する労務コンサルティング業務を行う。金融機関での融資審査ほかファイナンシャル・プランナーの経験を生かし、中小企業の事業経営や事業計画・資金繰り支援にも強い社労士として、社会保険・労務コンサルティングを行っている。

2019年4月から働き方改革への取り組みが本格化しました。その中でも注目されるのが、時間外労働の上限規制。
 
労働時間の削減により売上や収益力が低下しては意味がありません。企業がめざすのは時短による生産性の向上にあります。時間外労働の上限規制のおさらいと、企業が取るべき対応策について紹介します。
 

時間外労働の上限規制のおさらい

時間外労働の上限規制とは?

働き方改革の大きな目玉の時間外労働の上限規制。大企業では2019年4月から、中小企業は2020年4月から上限規制の対象となります。
 
 
時間外労働の上限は原則月45時間・年360時間
 
 
罰則による強制力がなかった限度基準告示(厚生労働大臣の告示)による上限が、今度の改正により労働基準法に規定され、今度は違反した場合には罰則が適用される可能性があるのです。
 
 
法定労働時間を超えて労働者に労働させる場合には「時間外労働・休日労働に関する協定書」(以下36協定という)を労働基準監督署に提出することは、今までと変わりません。
 
 
業種によっては「どうしてもこの月は忙しくて労働時間が長くなる」ことがあります。月45時間・年360時間の上限の労働時間を超えてしまうこともあるでしょう。
 
 
そのようなときには、臨時的な特別の事情があって労使が合意する場合の特別条項付きの36協定を結ぶことにより、原則を上回る時間外労働を行うことができます。
 
 
この特別条項においても、法改正により以下を守る必要があります。
 

  • ①時間外労働が年720時間以内
  • ②時間外労働と休日労働の合計が月100時間未満
  • ③時間外労働と休日労働の合計が、「2か月」「3か月」「4か月」「5か月」「6か月」の平均が全て1か月当たり80時間以内
  • ④時間外労働が月45時間を超えることができるのは、年6か月が限度ul

 
 
参考:時間外労働の上限規制わかりやすい解説-厚生労働省
 

最初に対応すべきは新36協定

特別条項でも時間外労働の上限を守る必要があります

新しい「時間外労働・休日労働に関する協定届(以下36協定届という)」には、特別条項のない36協定(様式9号:一般条項)と特別条項付きの36協定届(様式9号の2:2枚組のもの)に分かれます。
 
 
特別条項と呼ばれる臨時的な特別の事情があって労使が合意する場合の特別条項では、時間外労働の上限規制が設けられたことにより、以下の事項を協定する必要があります。
 
 

  • ・臨時的に限度時間を超えて労働させる必要がある場合における「1か月の時間外労働と休日労働の合計時間数(100時間未満)」「1年の時間外労働時間数(720時間以内)
  • ・限度時間を超えることができる回数(年6回)
  • ・限度時間を超えて労働させることができる場合(臨時的な特別の事情)
  • ・限度時間を超えて労働させる労働者に対する健康及び福祉を確保するための措置
  • ・限度時間を超えた労働にかかる割増賃金率
  • ・限度時間を超えて労働させる場合における手続き

 
 
これまで特別条項に労働時間の上限はなく、無制限に時間外労働の時間を定めることが可能でした。しかし、法改正により、先に説明した①~④の範囲内で協定をしなければなりません。
 
 
つまり、企業としてはどんなに忙しくても上限規制を守らなければならず、上限を上回る時間外労働があれば法律違反となってしまうのです。
 
 
まず企業として優先して対応すべきことは、上限規制を守って適正に新しい書式で36協定を締結し、労働基準監督署に提出することです。
 

人事労務担当者が知っておきたいポイント

  • 中小企業は、2020年4月以後の期間のみを定めた36協定届から新しい書式となります。対象となる期間が2020年3月31日までに始まる場合、新旧どちらの書式でも提出することができます。
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  • 建設の事業自動車運転業務医師2024年4月から対象。用途に応じた36協定届の書式がありますので注意してください。
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  • ・年720時間は時間外労働(法定外残業)だけでカウントします。「月100時間未満」「1か月平均80時間以内」は時間外労働だけではなく法定休日の労働時間もカウントします。
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  • ・2~6か月の平均80時間以内とは、毎月6か月間を遡って常に「2か月平均」「3か月平均」「4か月平均」「5か月平均」「6か月平均」で80時間以内という意味です。ただし、法施行日前までは遡る必要はありません。

 
残業が少ない会社はそれほど気にする必要はありませんが、残業時間が限度時間ギリギリの会社はたいへんです。企業の人事労務担当者は、労働者一人一人の労働時間の月平均を毎月計算して確認しなければなりません。
 
参考:改正労働基準法に関するQ&A-厚生労働省
 

企業の取るべき労働時間削減の対応策とは?

労働時間削減のための対応策

時間外労働の上限規制は、労働基準法違反による罰則だけではなく、労働者からの未払い残業代の請求や安全配慮義務・健康配慮義務における損害賠償などの訴訟リスクがあることにも気をつけなければなりません。
 
 
過重労働が原因で健康障害が起これば、企業は大きな賠償を強いられることになるでしょう。労災の手続きだけではなく、労働者の家族への対応も必要になります。
 
 
場合によっては慰謝料の支払いも必要になります。訴えられた場合には弁護士に頼んで訴訟の準備もしなければなりません。当然、残業代は正確に計算して支払うことになってしまいます。
 
 
そのようなことにならないためのも、企業が取るべき対処法として次のようなことを検討する必要があります。
 
 

労働時間の正確な把握

企業が取るべき対応策として、一番最初に行うべきことは労働時間の正確な把握です。
 
 
「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、使用者が講ずべき措置として、タイムカードやICカード、パソコンなど客観的な記録を基礎として労働時間を適正に確認し、記録をすることを求めています。
 
 
タイムカードの時間が労働時間とは限りませんが、最も労働時間に近いのがタームカードの記録です。客観的な記録で労働時間を把握するのが「なによりも正確」ということになります。
 
 
最初に、正確な労働時間を把握するようにしましょう。労働時間の削減は正確な労働時間を把握しなければはじまりません。
 
 

一方で、労働時間の削減のみを要求して、業務量の調整や効率化は部下に丸投げする「時短ハラスメント」という新しいハラスメントも生まれてきています。時短ハラスメントに陥らないためにも管理職は部下の労働時間を正確に把握して、必要に応じて業務量の調整を行いましょう。

 
 
時短ハラスメントの詳細については下記をご覧ください。
働き方改革で急増!時短ハラスメント(ジタハラ)とは?その意味と対策を解説
 

時間外労働の管理体制の構築

時間外労働を行う場合の厳格なルールを定める必要があります。36協定を適正に結んで届出をしたとしても、上司と部下の労働時間に対する意識が変わらなければ働き方は変わりません。
 
 
企業として、時間外労働を削減しつつ効率的に業務が行える制度を積極的に取り入れ、働く従業員の意識を改革する必要があります。
 
 
時間外労働の「事前届出制」や毎週決まった日に残業をしない「ノー残業デー」などを取り入れている企業も多くあります。
 
 
労働時間の抑制する方法は労働時間の管理を厳格にする方法に目がいきがちですが、柔軟に対応する方法を検討することも重要です。
 

自社にあった柔軟な制度の導入を検討する

正確な労働時間の把握ができたら、自社の働き方にあった制度を導入することを検討してみてはどうでしょうか。
 
 
労働時間を柔軟に制度として、「フレックスタイム制」「勤務間インターバル制度」も従業員から受け入れやすい制度と考えられます。
 
 

フレックスタイム制の導入

フレックスタイム制は、労働者が日々の始業・終業時刻、労働時間を労働者に委ねることによって、仕事と生活の調和を図りながら効率的に働くことができる制度です。
 
 
まず、就業規則の労使協定で所定の事項を規定します。1か月など一定の期間(清算期間)についてあらかじめ定めた総労働時間の範囲内で、労働者が日々の始業・終業時刻、労働時間を自ら決めて運用します。
 
 
この清算期間における総労働時間は、週平均40時間を超えないことが必要になります。
 
 
今回の法改正によって、「1か月」までとされていた清算期間(あらかじめ定めた一定の期間)の上限が延長され、「3か月」と月をまたいだ労働時間の調整が可能になりました。
 
 
清算期間が「1か月」を超える場合には、労使協定を労働基準監督署に届出することが必要になります。
 
 

勤務間インターバル制度の導入

「勤務間インターバル」とは、勤務終了後、一定時間以上の「休息時間」を設けることで、働く方の生活時間や睡眠時間を確保するためのものです。
 
 
2018年6月29日に成立した「働き方改革関連法」に基づき「労働時間等設定改善法」が改正されました。
 
 
ここでは、前日の終業時刻から翌日の始業時刻の間に一定の休息時間を確保することが事業主の努力義務として規定されています(2019年4月1日施行)。
 
 
このような労働時間を柔軟に対応する制度を企業で導入することも、労働者のワーク・ライフ・バランスを確保するために効果的です。長時間労働の是正とともに、業務の効率化により多様な働き方を推進する制度を検討してはいかがでしょうか。
 
 
ここでは説明しませんが、テレワーク(在宅勤務)やオフィス以外の移動時間などを利用したモバイルワークを利用することも業務の効率化、ワーク・ライフ・バランスの実現にも結びつきます。
 
 
参考:労働時間の適正な把握 のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン-厚生労働省
フレックスタイム制のわかりやすい解説&導入の手引き-厚生労働省
「勤務間インターバル」とは-厚生労働省

 

生産性の向上や業務効率化に取り組む支援策とは?

国の支援も積極的に活用しよう

労働時間の削減には、ITツール、ICT環境の整備などデジタル機器の導入を検討する必要があります。
 
 
労働時間が減少しても、生産性が低下しては意味がありません。労働時間を減少させつつ、企業の収益の維持・増加が図れなければ、事業継続が困難になってしまいます。
 
 
中小企業がIT技術導入に踏み切れない要因には、「ITに強い人材が不足」「効果を予測できない」「初期投資などの資金負担」があげられます。
 
 
しかし、現在は国や商工会議所など公的団体の支援制度や、初期投資が少ないクラウドサービスの充実もあり、現在は導入しやすい環境となっています。
 
 
労働時間や生産性向上に関する国の支援として代表されるものを紹介します。
 

時間外労働等改善助成金

出退勤管理のソフトウェアの導入・労働時間短縮につながる設備更新費用、専門家による業務効率化指導、生産工程の自動化・省力化など、労働時間の短縮や生産性向上を支援します。
 
<お問い合わせ窓口>
各都道府県労働局 雇用環境・均等部(室)
 

業務改善助成金

生産性向上に資する設備・機器の導入等を行うとともに、事業場内最低賃金を引き上げた企業を支援します。
 
<お問い合わせ窓口>
各都道府県労働局 雇用環境・均等部(室)
 

人材確保等支援助成金

金融機関と連携し、省力化のための装置など生産性向上に資する設備等の導入と、賃金アップを実施した企業を支援します。
 
<お問い合わせ窓口>
都道府県別の雇用関係各種給付金申請等受付窓口
 
助成金など国の支援については、厚生労働省や労働局・ハローワークなどのホームページで調べることが可能です。
 
申請期限があるものも多く、また、導入する設備・機器の対象など受給には条件がありますので、必ず確認するようにしましょう。
 
参考:働き方改革支援ハンドブック-厚生労働省
 
 

働き方改革の助成金については下記をご覧ください。
働き方改革の助成金、中小企業はいくら受け取れるのか?
 
 

まとめ

2019年4月から働き方改革関連法が順次施行され本格化した「働き方改革」。企業には多くの対応が求められています。
 
 
労働時間を減らすために休日を増やす・働く時間を減らすだけでは、企業収益に大きく影響を与えてしまいます。企業としては自社で導入できる制度を十分に検討し、事業計画に組み込み、生産性の向上を図る必要があります。
 
 
企業が取るべき対応策は、いかに生産性を上げていくかにあります。国の支援も上手に活用して、従業員が働きやすい職場環境を創っていきましょう。

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