「働き方改革」で経営者や総務・人事担当者の悩みのひとつは「どうすれば残業時間を減らせるのか」ではないでしょうか。人手不足の時代に長時間労働が原因で従業員が離職することは、企業にとって大きな損害です。長時間労働がもたらす企業のリスクを解説し、残業をなくし、業務の効率化を図る方法を紹介します。
 

残業を減らすことはなぜ必要？時間外労働の上限規制について解説

なぜ、今残業を減らさなければならないのか？

「働き方改革」の目的は、少子高齢化による労働人口の減少、介護や子育てによる離職、男性の家庭参加など日本が抱える多くの問題解決のために、多様で柔軟な働き方を自分で選択できるようにすることです。
 

企業にとって「働き方改革」に取り組むメリットの代表的なものとして、以下のことがあげられます。
 

• 労働の質や生産性の向上
• 安定した労働者の確保や離職率の低下
• 身体だけではなくメンタル面も含めた健康の増進と労使トラブルの減少

 

人手不足が原因で従業員の負担が増加すれば、離職者が増加し、企業は大きなダメージを受けることになります。
 

一方、労働の質が高まり、日々の労働時間が減少すれば、業務の効率化とさらなる残業時間の減少の好循環が生まれるのです。
 

時間外労働の上限規制とは？

労働基準法が改正され、時間外労働の上限規制は、大企業では2019年4月から、中小企業では2020年4月から適用されています。
 

建設業や自動車運転の業務、医師など一定の事業や業務は上限規制の対象外ですが、原則的な考え方は以下のとおりです。
 

＜原則＞
36協定により労使が合意しても、法律上の時間外労働の上限は原則として月45時間・年360時間となり、臨時的な特別の事情がなければ、これを超えることができません。
 

臨時的な特別の事情があって特別条項を設ける場合も、以下を守る必要があります。
 

＜特別条項付き36協定の場合＞

• 時間外労働が年720時間以内
• 時間外労働と休日労働の合計が月100時間未満
• 時間外労働と休日労働の合計について、「2か月」「3か月」「4か月」「5か月」「6か月」の平均がすべて1か月当たり80時間以内
• 時間外労働が月45時間を超えることができるのは、年6回が限度

 

 

残業の削減に取り組まないとどうなる？

もしも、対応を疎かにしたらどうなる？本当は怖い労働基準法

労働基準法に時間外労働の上限が定められたため、残業時間が減少せず企業がその対応を疎かにした場合には労働基準法違反の問題が発生します。
 

労働基準法の性格から、リスクについて見てみましょう。
 

1.民法の特別法としての性格

労働基準法は、民法をもとに労働者を守るために定めた特別法です。割増賃金を適切に支払わないと、未払残業代として裁判で訴えられる可能性があります。
 

2.刑法の特別法としての性格

時間外労働の上限規制を守らなければ、6か月以下の懲役または30万円以下の罰金が科せられる可能性があります。
 

3.行政法としての性格

労働基準監督署から企業が是正勧告を受けた場合、企業は是正のための多大な労力が必要となります。
 

未払賃金で従業員から訴えられれば、裁判で争うことも考えられ,また、故意や重過失、悪質で改善の意思がないと判断されれば、刑事罰を受ける可能性もあるのです。
 

労働時間の上限規制に違反して直ちに罰則が適用されるとは限りません。しかし、長時間労働の問題が従業員全体に波及すれば、労使のトラブルに発展し、企業にとって大きなリスクとなるのです。
 

長時間労働が原因となるその他のリスクを解説

近年、仕事による強いストレスが原因で精神障害を発病し労災認定される労働者が増加傾向にあります。
 

厚生労働省によって定められている時間外労働の目安値は「過労死ライン」と呼ばれ、これを超えると健康に影響が出る可能性が高いと考えられているのです。
 

＜厚生労働省の労働時間の評価の目安＞
発症前1か月間におおむね100時間または発症前2か月ないし6か月にわたって、1か月間当たりおおむね80時間を超える時間外労働
 

また、労働契約法5条では安全配慮義務（健康配慮義務）が使用者にあることを定めています。安全配慮義務は身体だけではなくメンタルも含まれるものと解され、義務を怠れば、企業に対して多額の損害賠償を裁判で求められる可能性があるのです。
 

ただ単に法律を遵守するだけではなく、残業時間を削減すると同時に、働きやすい職場環境を整えるようにしましょう。
 

残業をなくし長時間労働を解消する方法とは？

まずは労働時間を把握して業務の効率化から始めましょう

残業をなくして長時間労働を解消するために、まずは、時間や予算をかけずにすぐにできることから優先的に取り組むようにしましょう。
 

1.労働時間の正確な把握
 
・部署ごとの労働時間を正確に把握し、実態をつかむ
 

2.会社の方針として、労働時間削減に取り組む指針の作成と周知
 
・労働時間の削減は会社の方針であることを明確にし、役職員全員に周知する
 

3.働き方の改善に取り組む部署・担当者の決定
 
・会社の方針を実行するための担当部署や担当者を決定し、進捗管理する
 

4.業務ごとにかかる時間を調査と不要な業務の洗い出し
 
・業務ごとにかかる時間を調査し、不要な業務、効率化できる業務を洗い出す
 

5.社内で広く意見を取り入れ、アイデアを募集
 
・アンケートなど社内で業務の効率化や無駄な業務に関する意見を広く受け入れる
 

6.人員平準化・業務の集中防止
 
・特定の部署や係、特定の人に業務が集中していないかを調査し、適正な人員配置を検討する
 

7.ITツールなどを利用して、業務の効率化・労働時間の削減方法の検討
 
・設備機器やITツールの導入により代替えできる業務がないかを検討をする
 

8.さまざまな方法の中からできることを優先的に実施
 
・予算や改善にかかる期間などを検討し、できることから順次実施する
 

9.業務内容の見直し結果の調査・分析と修正
 
・実施したことの効果や問題点を分析し、適宜改善、修正（フィードバック）をする
 

残業をなくすには、役職者の意識改革のもと経営者が方針を明確に打ち出し、役職者が自ら率先して行い、社内の風土を変えることが大切です。
 

時間外労働を削減する方法を紹介

法定労働時間（1日8時間・週40時間）を超える時間外労働や深夜労働には、25%以上の割増賃金、休日労働には35%以上の割増賃金が必要です。
 

残業の削減は、割増賃金の減少による人件費の削減だけではなく、事務費や光熱費などさまざまな経費削減効果をもたらします。企業にとって、利益率の向上に繋がることもメリットといえるでしょう。ここで紹介する残業を削減するためにすべき方法を、是非検討してみてください。
 

無駄な会議をなくす

毎日の会議やミーティング、朝礼が本当に必要かどうかを今一度再考する必要があります。もちろん、業務上必要な会議もあると思いますが、連絡事項や伝達だけの会議ならメールで済みます。
 

中には、会議をするために何時間もかけて資料を作るという話を聞きます。会議に利用する膨大な資料をペーパーレス化することも、事務費削減に繋がるのです。
 

最近では、テレワークが普及し、ITツールも多種多様なものが販売されています。テレビ会議のシステムを利用すれば、遠方から本社に集まるための移動時間や会議が始まるまでの待機時間の節約が可能になるのです。
 

ノー残業デーの導入と有給休暇の取得促進する

週に1度でも「ノー残業デー」を設定することで、「定時までに仕事を終わらせて退社しよう」という従業員の意識改革に繋げましょう。
 

業種によって繁忙日が異なるので、決まった曜日に設定する、月中の業務が忙しくない特定の週にまとめて設定するなど、自社の業種特性に合わせて設定するのが効果的です。
 

定時退社が難しい場合には、パソコンを決まった時間になったら使えないようにすることや決まった時間に社内の電気を消灯する方法も有効です。
 

残業の事前申請制導入と社内の業務の共有化を図る

残業の事前申請制とは、残業をする場合には事前に上司の許可を必要とするルールです。
 

残業をする必要性や業務の重要性を上司が確認できれば「生活残業」や「付き合い残業」の防止に役立ちます。また、本当に緊急かつ重要な業務があれば、社内で協力して業務を遂行することが大切です。
 

また、定期的に業務の変更や部署の変更をおこなうジョブローテーションも有効です。ジョブローテーションにより幅広く業務経験が積めれば、従業員のスキルアップに繋がります。その人にあった業務を見つけ出すことにも役立つほか、業務の共有化が図れ、負荷が高い部署への応援・協力体制が作れるでしょう。
 

残業時間の削減を目標化する

企業の経営方針として、残業時間の削減に取り組むことで、残業を減らそうという従業員個々の意識改革に繋ります。
 

さらに人事評価制度ともリンクさせれば、積極的に取り組む従業員のモチベーションアップに役立ち、相乗効果が期待できます。
 

勤怠管理システムの導入やフレックスタイム制など変形労働時間制の導入

最近は、残業時間や勤怠時間をタイムリーに把握できる便利なツールが多く販売されています。
 

たとえば残業時間が多い従業員に自動的にアラートが発信されるシステムを利用すれば、上司が残業時間を管理することも容易になり、また、本人も残業時間を意識するようになります。
 

柔軟で多様な働き方として時間差出勤やテレワークの1種であるモバイルワークを導入する企業も増加傾向にあります。フレックスタイム制など、自社の特性に合わせた変形労働時間制の導入もすることも、業務の効率化と労働時間の削減に繋がるでしょう。
 

場合によっては専門家を活用し、導入するためのアドバイスをもらうことも検討してください。
 

まとめ

残業時間の削減は、法律を守るためにおこなうものではありません。「働き方改革」を推進し、働きやすい職場環境を作ることは、企業と従業員双方にメリットがあります。それには、労使で協力して実行することが大切です。
 

今回紹介した残業をなくして長時間労働を解消するための方法の中で、できるとことから着手してみてはいかがでしょうか。