働き方改革で義務化!「年次有給休暇管理簿」の作成について社会保険労務士が解説!

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【執筆】 加藤社会保険労務士事務所
日本大学農獣医学部卒業後医薬品メーカーに勤務し、開業医や調剤薬局を中心に営業として担当。開業後は医療業界の人事労務を中心に顧客はもちろん、その従業員にも満足いく支援を目指し活動中。その他、web記事の作成にも積極的に参加中。

これまで年次有給休暇の取得状況は、同僚に迷惑をかける等を理由とした気遣いやためらいのため、非常に低いものとなっていました。
 
平成29年の取得率は51.1%で18年ぶりに5割を超えたものの、政府目標である70%にはほど遠い結果となっています。
 
そこで平成31年4月から、毎年5日間の年次有給休暇の確実な取得を推進するため、労働者ごとに年次有給休暇管理簿を作成することが義務化されました。
 

年5日の年次有給休暇取得が義務化の目的とは

そもそも、年次有給休暇とは

年次有給休暇とは、ある一定の期間勤務した労働者を対象に心身の疲労回復を目的としたゆとりある生活保障のための休暇で、取得しても賃金が減額されまぜん。
 
年次有給休暇が付与されるためには、2つの条件があります。雇い入れの日から6ヵ月が経過していることと、全労働日数の8割以上出勤していることです。
 
年次有給休暇の取得方法は、労働者が請求する時季に与えることも定められています。
 
しかし、実際には上司や同僚への配慮や取得しずらい状態を理由に、取得率が低い状況です。このような問題点を解消することを目的として、今回の法改正がなされました。
 
参考:
厚生労働省「年5日の年次有給休暇の確実な取得」P6~
年次有給休暇取得促進特設サイト
 

年次有給休暇の取得の義務化のポイント

法改正の内容を正しく理解し対応を

平成31年4月からの法改正の内容は次の通りです。
 

年次有給休暇の取得日数について

改正前までは取得日数に義務はありませんでしたが、改正により年5日の年次有給休暇の取得が義務化されました。
 

対象者

年次有給休暇が10日以上付与される全ての労働者で、かつ、管理監督者や有期雇用労働者を含みます。
 
年次有給休暇の10日以上の付与とは、その年単年で付与された年次有給休暇の日数で、繰り越し分の日数を加えた付与日数のことではありません。
 
また、全ての労働者とは正社員はもちろんのこと、パート勤務者でも比例付与される年次有給休暇の日数が10日以上あれば、対象者となります。具体的には、労働契約により週3日出勤し勤続年数が5年6ヶ月以上の方、週4日出勤し勤続年数が3年6ヶ月以上の人が対象です。
 

年5日の時季指定

労働者ごとに年次有給休暇を付与した日から1年以内に、時季を指定し年次有給休暇を取得させなければいけません。なお、この時季を決めるときには労働者の意見を聴取しできる限り労働者の希望に沿うよう、意見を尊重する必要があります。
 

年次有給休暇管理簿の作成は義務化へ。その対応は

年次有給休暇の取得状況を適切に把握するためにも年次有給休暇管理簿の活用しましょう

年5日の年次有給休暇の取得義務化により、使用者側は、働者が5日分の年次有給休暇を取得していることを確認するため、労働者ごとに「年次有給休暇管理簿」を作成することが義務づけられました。
 
年次有給休暇管理簿の対象者は年次有給休暇を付与された労働者で、社員やパートなどの区別はありません。
 
作成時期については労働基準法により、「有給休暇を与えたときは、時季、日数及び基準日を労働者ごとに明らかにした書類(年次有給休暇管理簿)を作成し、」と定められているため、「最初に年次有給休暇を取得した時」と考えられますが、実務上は年次有給休暇の権利が生じた時点で作成するほうが望ましいでしょう。
 
年次有給休暇管理簿が義務化された理由は、従来の残日数を管理する方法では年5日の年次有給休暇の取得義務を満たしているかチェックすることが難しいからです。
 
年次有給休暇管理簿に記載するべき項目としては、次の3点があります。

  • 時季(年次有給休暇を取得した日付)
  • 日数(基準日から1年以内の期間における年次有給の取得日数。全日や半日で取得した年次有給休暇は5日分のカウントに含まれ、時間単位で取得した年次有給休暇はカウントに含まれないので注意が必要。)
  • 基準日(雇入れの日から6ヶ月が経過し、年次有給休暇が付与される日)

 
年次有給休暇管理簿の保管、管理、調製あるいは運用方法として労働者名簿または賃金台帳とあわせて管理することが認められているほか、必要な時にすぐに出力できる状態にするためシステム上での管理も認められています。媒体は紙はもちろん、電子機器を用いて磁気ディスク、光ディスクなどデータでの保管、保存も可能です。
 
また、年次有給休暇管理簿の保存期間はその期間中及び期間満了後3年間とされているので、注意が必要です。
 

年次有給休暇管理簿作成に付随する義務化項目とは

義務化は年次有給休暇管理簿だけではありません

労働者が10人以上の事業所においては、年5日の年次有給休暇取得のために使用者側が年次有給休暇の時季指定をする場合は、就業規則の絶対的必要記載事項の変更となるため、次の事項について就業規則の変更をおこなうとともに、労使協定の締結が必要となります。
 
なお、労使協定については管轄の労働基準監督署に届出は不要ですが、就業規則の変更については届出が必要です。

  • 時季指定の対象となる労働者の範囲
  • 時季指定の方法

 

まとめ

年次有給休暇管理簿は、労働者や上司が年次有給休暇の取得状況を周知する上で重要な資料となります。
 
これまでの、「労働者の請求時季に年次有給休暇を与えない場合」に加え、平成31年4月から、年5日の年次有給休暇を取得させることが未実施の場合、厳しい罰則規定もあります。
 
正しく年次有給休暇を管理できる体制を整えましょう。

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