「いつも仕事が長引いてしまう…」と、お悩みの方も多いのではないでしょうか？仕事が長引くと、プライベートの時間がどんどん少なくなってしまいます。効率的に仕事をする人は、どうやって仕事を進めているのか気になりますよね。
 
そこで今回は、効率的に仕事をする人がやっている5つのコトをまとめて紹介していきます。
 

スケジュール管理をきちんと行う

スケジュール管理ができていないと無駄な時間が増える

 
効率的に仕事をする人は、スケジュール管理が上手。タスクや優先する仕事などをきちんと管理することで、効率的に仕事を進めることができます。「自分で立てたスケジュールが役に立たない…」「スケジュールはあまり見ない」という方は、一度スケジュール管理のやり方を見直すと良いでしょう。
 

スケジュール管理のコツ

 
スケジュール管理は、ただスケジュールをたくさん詰め込めば良いというものではありません。1日にきちんとこなせる分の仕事を考えて、計画を立てていくのがポイントです。
 
きちんとスケジュールを立てていくためには、作業にかかる時間を把握しておくことも大切。まずは、一日の仕事の流れを見直して、一つの作業にどのくらい時間がかかっているかをチェックしてみるのもおすすめです。
 
仕事の量と作業にかかる時間を把握したら、仕事の緊急性や重要性などを元に優先順位を決めていきましょう。緊急性の高い仕事とは、主に締め切り日が設定されているものや日数を遅らせることができないものを指します。
 
重要性が高い仕事とは、締め切り日は設定されていないけど重要なものを指します。これらの2つの仕事を上手にこなすには、スケジューリングがとても重要になります。
 
スケジュールを立てる際は、締め切り日よりも1日早い締め切り日を設定する、作業を何日かに分けてスケジュールを立てるなど、余裕を持たせるようにするのがポイントです。せっかくスケジュールを立てても、締め切り日に間に合わないものでは意味がありません。
 

まずは、作業にかかる時間を把握し、仕事内容を仕分けしてからスケジュールを立てていきましょう。こうすることで上手にスケジュール管理ができるようになります。
 

To doリストを作成する

To do リストで「忘れていた！」を減らす

 
「これをするんだった…」「忘れていた」など、ギリギリになってから仕事を思い出すことはありませんか？せっかく一日の仕事が早く終わっても大事な仕事を忘れていたら、結局、残業する羽目に。「忘れていた」が多いと、なかなか仕事がうまく片付かず、どんどん効率が悪くなってしまいます。
 

期日ギリギリに思い出して間に合わなくなったり、会社に残って徹夜で作業したりすることにならないよう、余裕をもって作業に取り組むことが大切。仕事を忘れることが多い場合は、To doリストを利用するのがおすすめです。
 

To doリスト作成のコツ

 
To doリストにたくさん詰め込み過ぎると、結局どれをやったら良いのか分からなくなってしまいます。To doリストは、重要性が高いもの、緊急性が高いもの、そしてどちらも低いものの3つに分けて作成していくのがポイントです。
 

実働的にはまず緊急性が高いものを早めに片付け、その次に重要性が高いものに取り組みます。そして、空いた時間などに重要性も緊急性も低いタスク作業などをこなしていけばOKです。
 

社内コミュニケーションを大切にする

時には人に頼むことも大切

 
仕事を効率よく進めていく人は、他の人に上手に仕事を頼むことができます。「人に頼むのは申し訳ない…」と思われるかもしれませんが、仕事を効率良く進めていく上で、上手に手を抜くことはとても大切です。
 
自分でやった方が早い仕事でも、ため込むと多くの時間を取られてしまいます。すべての仕事を自分一人で片付けるのは効率が悪く、なかなか仕事が進みません。
 
「誰に頼めば良いのか分からない」「質問するのが恥ずかしい」など、人に頼むことが苦手な方も多いかもしれません。しかし、自分にとっては苦手な仕事でも、他の人にとっては得意な仕事である可能性があります。周りの人と上手く協力し合うことで、社内全体の効率化につながるのです。
 

日頃からコミュニケーションを上手く取っていると、気軽に周りの人に仕事を頼むことができ、誰に頼むべきかもすぐに分かります。そのため、仕事の効率をアップさせるには、日頃のコミュニケーションがとても重要になるのです。
 

分からないことは質問する

 
仕事でどうしてもわからないことがある時は、他の人に質問することが大切です。自分で調べても分からないことをいつまでも一人で悩んでいたら、どんどん無駄な時間が過ぎていき、効率が悪くなります。
 
考える時間がかかり過ぎてしまう場合は、すぐに他の人に質問することが大切です。ただし、同じことを何度も質問したり、考えずになんでもかんでも質問するのはあまりおすすめできません。
 
日頃から他の人とのコミュニケーションがうまくいっていると、分からないことがあったときに質問しやすくなります。質問するのが恥ずかしいと感じる方も多いかもしれませんが、知らないことがあるのは恥ずかしいことではありません。むしろ周りに質問することで、新しい知識は増えていくのです。
 
実際、知識が豊富な人や仕事ができる人ほど、周りの人によく質問しています。気になることや知らないことがあったら、周りの人にどんどん質問してみましょう。
 

コミュニケーションは息抜きにもつながる

 
社内でのコミュニケーションは、仕事の息抜きにもなります。数分コミュニケーションを取るだけでリフレッシュでき、集中力がアップします。仕事ができる人は、周りの人と気軽にコミュニケーションを取りながら、上手に息抜きをしているのです。
 
コミュニケーションを取るのが苦手な方は、コミュニケーションを取るテレビのトーク番組などを見て研究したり、話が上手い人を良く観察してみると良いでしょう。仕事を効率よく進めていく上で、他の人と協力して作業することはとても大切です。
 

タスクはなるべく自動化する

タスクを抱え込み過ぎると仕事が進みません

 
迷惑メールを仕分けたり、同じ文章を何度も入力してメールを送ったりしていませんか？メールの確認や返信、SNSの更新など、簡単なタスク作業でも、抱え込み過ぎるとかなりの時間を取られてしまい、なかなか仕事が進まなくなります。
 
このような面倒なタスクは自動化させることで、大幅な作業効率アップにつながります。
 

面倒な作業は自動化して効率アップ

 
面倒なタスク作業は、なるべく自動化するのがおすすめです。テキストの補助入力やメールの仕分け作業などは、自動化することで一気に作業効率がアップします。
 
最近では、パソコンやスマホから簡単に、無料で利用できるタスク自動化ツールなども増えてきています。このような便利なアプリを使用してSNSやメールなどのサービスを連携させることで、面倒なタスク作業がすべて自動化されます。
 

ビジネスチャットを使えば仕事の効率が一気にアップ

スケジュール管理もコミュニケーションもビジネスチャットで簡単に

 
ビジネスチャットには、チャット機能やビデオ通話機能だけではなく、スケジュール管理機能やTo doリスト作成機能まで、便利な機能が盛りだくさんです。使い方も簡単なので、面倒なスケジューリングやタスク管理もあっという間に片付きます。
 
スケジュール管理から社内コミュニケーションまで、多くの機能を一気に利用できるので仕事の効率化が図れます。
 

ビジネスチャット「Slack」を利用して仕事の効率を上げる

 
Slackとは、2013年にリリースされたアメリカ発の人気ビジネスチャットです。チャット機能やテレビ電話機能はもちろん、スケジュール管理やタスク管理など、ビジネスに必要な機能が盛りだくさんです。プログラミング言語を共有する機能なども備わっていますので、IT企業などで多く利用されています。
 
Slackは多くの外部サービスと連携できるのが特徴的で、連携可能なサービスの数はなんと約300種類。例えば、カレンダーとSlackを連携することで、スケジュールが近づくと自動でお知らせが届くようになります。TwitterやInstagramなど、人気SNSとの連携も可能で、各サービスに投稿するとSlack上に自動で反映されます。
 
外部サービスと連携させることで、ファイル共有やメールチェックもラクラク。サービスの中には、「IFTTT」や「Zapier」など、タスクを自動化してくれるツールもたくさんあります。
 
これらの機能を上手に利用することで、大幅な効率アップが期待できるのです。なおSlackは、パソコンやスマホ、タブレットから簡単に利用できます。
 

ビジネスチャット「チャットワーク」を利用して仕事の効率を上げる

 
チャットワークは、日本発のビジネスチャットツールです。日本語に対応しているのが特徴的で、多くの日本企業で利用されています。グループチャットやタスク管理など基本的なビジネスチャット機能はもちろん、複数人でのビデオ通話や画面共有など、便利な機能が豊富に揃っています。
 
使い方もシンプルなので、パソコンが苦手な方でも簡単に利用できるというメリットもあります。プランは、無料で使えるフリープランからすべての機能が利用できるエンタープライズプランまで4つのプランがあり、希望に合ったプランが選べるのも魅力的です。

まとめ

 
効率的に仕事をする人がやっている5つのコトを紹介してきました。仕事を素早く片付けることで、プライベートの時間をもっと楽しめるようになります。今回紹介した方法は、どれもすぐに始められるものばかりです。「毎日仕事が長引いてしまう…」と、お困りの方は、ぜひ試してみてくださいね。