会議は長いだけで結局何も結果が得られない、なんてイメージをお持ちの方も多いのではないでしょうか？何も決まらずにダラダラと続く会議はたしかに時間の無駄です。この記事では、会議の時間を短縮すると同時に会議の質も向上させる5つの前準備についてご紹介していきます。

多くの人が抱く「会議」に対するイメージとは

無駄な時間が多い

多くの人が会議には無駄な時間が多く、会議自体が無駄であるというイメージを持っています。仕事とは関係のないおしゃべりをしていたり、誰も発言しないなど、何も決まらないままダラダラと無駄な時間が過ぎていくという印象なのでしょう。

特に成果が見られない

会議で多いのが、特に成果が得られずに終わることです。会議の目的が決まっていないため、特に何も決まらずに終わってしまうのです。また、仕事に役立つアイディアを発言する人がいないなども会議で成果が得られない理由のひとつです。ゴールが見えていないと、発言するのも難しくなります。

全員が参加するのが難しい

会議には、欠席者や遅れてくる人がよくいるというイメージをお持ちの方も多いのではないでしょうか？ただ単に、会議に出たくないから遅れてくる人ももしかしたらいるかもしれませんが、会議に出られない人の多くは、仕事のスケジュールを会議に合わせることができなかった人達です。

元々都合が悪い人もいれば、クライアントとの打ち合わせなど、急に優先度の高い仕事が入ってしまうこともあります。会議は、参加者全員のスケジュールを合わせることが難しいというデメリットがあるのです。

「会議」の問題点解決策

無駄な時間を削る

会議の質を上げて時間を短縮するなら、まずはおしゃべりなどの無駄な時間を削る必要があります。会議で無駄な時間が多いと、その分多くの人の大切な時間を奪ってしまい、仕事する時間が短くなり作業効率の低下につながります。

沈黙の時間や遅刻して来る人を待つ時間など、無駄だと思う時間はできるだけ削るように心がけましょう。

会議の目標を設定する

会議で成果を出すには、事前に目的を決めておくことが大切です。会議のゴールが見えていないと、会議参加者は発言し辛くなります。会議が無駄にならないよう、「何をいつまでに決めなければならない」など、どんな成果を出したいのか事前に細かく目標を設定しておきましょう。

目的や目標が明確だと、会議参加者も目指すものが理解できるので発言しやすく、会議の時間をより効果的に使えるようになります。

スケジュール管理を徹底する

会議に参加すべき人が全員参加できないと、何も決めることができなくなる場合があります。また、遅刻してくる人を待つ時間は無駄です。会議の時間を短縮して、より効果的に結果を出すなら、会議に参加すべき人間が全員参加できるように、事前にスケジュール管理を徹底する必要があります。

5つの前準備をビジネスチャットで行えば会議の質を向上させて時間短縮が期待できる

➀会議のルールを決めておく

効果的な会議を行うためには、無駄な時間をカットする必要があります。そのためには、事前に無駄話や遅刻は禁止するなど会議のルールを決めておくと良いでしょう。

この時に、ビジネスチャットを活用するのがおすすめです。ルールが決まり次第ビジネスチャットで共有すれば、会議参加者全員に素早く伝えることができます。また、会議の変更点なども逐一アップデートできるので便利です。

➁コミュニケーションを強化する

会議で発言する人がいなかったり、いつも同じ人ばかりが話していると、新しいアイデアが生まれなかったり、会議の成果が得られにくくなります。会議で全員が発言しやすい環境を作るには、普段からコミュニケーションをスムーズにしておくことが大切です。

ビジネスチャットを使用すれば、社内のコミュニケーションがスムーズになり、チームワークも強化されます。ビジネスチャットを使って、普段から頻繁に社内全員でコミュニケーションを取るように心がけましょう。

コミュニケーション不足解消におすすめのビジネスチャットは、スラックです。スラックは、最も有名なビジネスチャットツールのひとつで、外部サービスとの連携機能が非常に優れているのが特徴的です。料金プランも比較的リーズナブルです。

③会議のゴールを全員が認識した上で会議を始める

会議の目的が分からないと成果が生まれないため、事前に会議のゴールを設定し全員が認識してから会議にのぞむ必要があります。会議のゴール設定が完了したら、ビジネスチャットを使って事前に参加者に伝えておきましょう。

④会議準備のためのチェックリストを作成

会議の準備不足を避けるためには、チェックリストを作成し活用するのが効果的です。紙で作るチェックリストだと、いちいちプリントアウトしなければならないなど手間がかかります。

しかし、ビジネスチャット上に保存しておけばいつでも確認でき、持ち歩く必要もありません。さらに、プリントアウトする必要もないので、コスト削減にも繋がります。

⑤会議後のアンケートを用意

会議の質を向上させるために、会議後に参加者全員に配るアンケートを用意しておきましょう。アンケートの内容は、会議の内容が理解できたかどうかや会議に満足できたかどうかなどがよいでしょう。

ビジネスチャットを使えばアンケートも一斉に送信できるので、プリントする無駄な時間やコストもかかりません。

まとめ

会議の質を向上させて時間を短縮する方法をご紹介してきました。会議が無駄な時間になってしまわないようにするには、ルールや目標設定など5つの前準備をしておくことが大切です。

これらの前準備は、ビジネスチャットでやってしまうとあっという間に完了します。ビジネスチャットを上手に活用して会議の質を高めましょう。