報連相はビジネスマナーの基本ですが、実際どういう意味なのか詳しく分かっていない人や意味は分かっていてもちゃんと実行できていない人が多くいるようです。そこで、
より効果的に報連相を行い、ビジネススキルをアップさせるポイントをご紹介していきます。

報連相とは一体何なのか？

報連相の報とは「報告」

まずは、報連相の報告。
報告が必要となるのは、会社で上司から指示を受けた際などです。
部下は、書類作成など上司から頼まれた仕事の経過や結果を報告する必要があります。
報告は、基本的に部下が上司に、または後輩が先輩にするものです。
報告内容は、分かりやすくまとめておきましょう。

報連相の連とは「連絡」

報連相の連絡とは、簡単な情報を周囲に知らせることです。
報告との違いは、何かが決定したときや変更されたときなどに、逐一周りに伝えるということです。

また、報告のように指示を受けたり頼まれた仕事についてだけではなく、社内イベントの場所や時間が変更になったときなんかでも、素早くみんなに連絡してそのことを伝えます。

連絡のポイントは、できるだけ簡潔に分かりやすく伝えることです。

報連相の相とは「相談」

相談とは、一人で悩んでいても解決しないことや診断に迷ったときに、周りの人の意見を聞いたり自分の意見を聞いてもらい、アドバイスをもらうことです。
例えば、プロジェクトが上手くいっていないときや任された仕事に自信がないときなどに相談するとよいでしょう。

仕事が上手くいかない時や悩んでいる時は、上司や同僚に相談することが大切です。

報連相が大切な理由とは？

報告し忘れることで起こりうるミスや問題点

報告し忘れると、今どのような状況なのかを判断することができなくなり、ミスが増えます。
誰かに頼まれた仕事の報告を怠ると、その仕事を頼んだ人は仕事が済んでいるのか分からず、何度も確認しなくてはならなり、仕事の効率も悪くなってしまいます。

連絡し忘れることで起こりうるミスや問題点

何か問題が発生した時や変更になった場合は、逐一チームや上司に連絡を入れないと、一人が同じことを何度も説明することになり無駄になります。
また、プロジェクトが変更されたときなどに連絡を怠ると、変更を知らなかった人はそのまま仕事を続けてしまい、ミスが発生してしまいます。

このように、連絡し忘れると作業効率が悪くなるだけではなく、ミスやトラブルの起因となることもあります。

相談し忘れることで起こりうるミスや問題点

周りに相談すればあっという間に解決することを一人で解決しようとすると、無駄な時間がかかってしまいます。

さらに、周りの人に相談せずに無理に自分で仕事を終わらせようとすると、仕事の質が低下したり、ミスが起きやすくなってしまいます。

もちろん、ときには自分で解決することも大切ですが、緊急性や重要性が高い仕事はできるだけ確実に素早く片付ける必要があります。

その場合は経験豊富な先輩にアドバイスをもらったり、その仕事を得意としている人に意見を聞くことが大切です。

効果的な報連相でビジネススキルをアップさせるポイント

ビジネスチャットを活用する

ビジネスチャットは、社内の連絡に使える便利なコミュニケーションツールです。
スマホアプリで利用できるビジネスチャットも多く、外出先でも報連相が可能になります。
グループ分けもできるので、チームでグループを作ればいつでもチームのみんなとコミュニケーションが可能になります。

プライベートで使う一般のチャットと違い、ビジネスチャットはセキュリティもしっかりとしているため、情報漏えいやウイルスメールが届く心配も要りません。
会話の履歴がしっかりと残るため、電話や口頭で伝えるときのように「言った言わない」などのトラブルもなくなります。

報連相を行う時は、事前に伝える内容をチェックする

報連相を行っていても、その内容がめちゃくちゃだと相手に伝わらず意味がなくなってしまいます。
報連相を行うとき、慣れるまでは一度紙に書きだして内容をまとめ、伝えたいことを明確にすることが大切です。
またその際は、相手に嫌な印象を与えないために口調なども一緒にチェックすると良いでしょう。

しかし、報連相を行う度に紙に書きだすのは手間がかかる上、外出先など難しい場合もあります。
ビジネスチャットを使えば、外出先でも文書を入力しながら発言内容を確認できるので効率良く報連相を行うことができます。

まとめ

 
報連相を怠ると、仕事の作業効率が低下したりミスを増やしてしまう原因となります。
ビジネスマナーの基本である報連相は、確実にマスターしておく必要があります。
効果的な報連相でビジネススキルをアップさせるためにもビジネスチャットを使用するのがおすすめです。

ビジネスチャットには、報連相を含む社内のコミュニケーションをスムーズにしてくれる役割があります。ぜひ活用して、より効果的に報連相を行いましょう。