極端なことを言いますと、

　

・誰とも話さない

・電話に出ない

・振られた仕事を全て断る

・決められた業務だけをする

　　

このような冷徹な対応が習慣化されている人であれば、今の職場環境でも一人でストレスなく仕事を淡々と進めていると思います。

　

しかし、そんな冷徹な対応ができる人はほとんどいません。

　

むしろ自分との関係性の低い業務や成績に関係しない業務に関しては

　

「誰かがやってくれる」

　

と思っている可能性が高いため、オフィス環境を整えるバックオフィスに負担がかかりがちになってしまうケースがあります。

　

このような人がたくさんいる助け合う環境ができていない組織(企業)では、1人に対しての負担が大きくなりすぎて辛いですよね。

　

そこで最小人数で最大成果を出さなければ生き残れないスタートアップ企業である私たちが実践している、日頃から助け合える環境作りについて、成果が出ていることをベースに、

 

「助け合えない環境」から「助け合える環境」に変わる

 

ために大切なコトをお伝えしていきます。

　

 

なぜ「社内で助け合える環境」が必要なのか？

 

そもそも論、社内で助け合える環境が必要なのか？という事を明確にしていなければいけません。結論から言うと、社内の空気が以下の３つの理由で悪くなります。

 

　

社内の空気が悪くなる

 

誰も助けてくれない環境下で働いていると、ストレスがたまりやすくなってしまいます。そうすることで、イライラの感情が静かに蓄積されていき、それが表に出た時に社内の空気が悪くなります。

(怒っている人が近くにいるの嫌ですよね。)

　

そうすると、大切な確認したいことやお願いしたいことの依頼ができにくく、ビジネスのスピードが遅くなってしまいます。

　

　

残業が増える

　

本来規定時間内に終わるはずの業務が終わらず

残業になってしまう理由の１つは、

 

・掃除

・ゴミ捨て

・物運び

・机を拭く

・買い出し

・書類作成

・来客対応

・電話対応

 

などの雑務の処理が多いことがあげられます。来客対応で1日の半分も終わる人もいるぐらいの負荷です。

　

雑務は周りの人に手伝ってもらうことでかなり軽減できますが、助けあえない環境では雑務を振られすぎて処理できず、残業になってしまう可能性がありますね。

 

企業によっては残業しても給料が変わらないところもあります。さらに辛いでしょう。

　

　

好きな時に有給が取れない

 

「誰もやってくれないから私がやらないと心配になる」

　

という心理状況になってしまう環境だと、休みたい時に休めないという環境になってしまいます。

　

「毎年、フジロックだけは全日程行きたい！」

　

という熱い気持ちがあっても、来客対応や電話対応、その他業務を普段から周りが誰もしていない状況下であれば、心配になってしまい、好きなタイミングで有給が取れません。

　

周りは自由に取っているのに「なぜ自分だけ取れないのか？」と不満が積もってしまいます。離職したくなりますね。

　

　

助け合える環境を作るために必要な２つのコト

 

「助け合える環境」を作るためには業務内容を明確化して複数の担当者を持つこと、コミュニケーションが取りやすい環境にすることが大切です。

　

　

01 タスクの見える化し、複数担当に

　

具体的にあなたにどういうタスクがあって、今何をしていて、１つの作業にどれぐらいの時間を必要とするのかなどは、自分以外にわかりません。わからないと誰に業務過多しているのか不明です。

　

タスクを見える化し、一人で担当している業務を明確にしましょう。すると、業務量が見えますので、過度な仕事の振り分けが減ります。

　

そして、１つの業務を「複数担当」にすることで、あなたがいないと出来ない業務を減らしましょう。そうでなければ、突然当人がやめてしまった、という場合だと一人担当はリスクになります。

　　

　

02 コミュニケーション方法を変える

 

気軽にコミュニケーションを取れるようにするのも大切ですが、コミュニケーションを不要にするのも重要です。

 

例えば、自分が担当している業務以外のことを理解している人は少ないので、わからないことがあると質問にくることが度々あります。また、新しい人は入社する度に聞かれることもも多々。

　

その場合、「質問する人」と「答える人」の二人の間にコミュニケーションが発生しますが、このような毎回ある質問などは全て１つに集約(社内サイトなど)し、調べてもらうようにすると、「質問する人」だけの工数のみになりますね。

 

また、わからないことがあればGoogle先生で調べてもらうようにする習慣を身につけてもらうのも１つの手段です。

　　

　　

「助け合える環境」作りのための4つの神器

　

先述した「助け合える環境」に必要な２つのコト

 

・タスクの見える化をし、複数担当に

・コミュニケーション方法を変える

　

この２つをもっと楽に実現するためには、効率化ツールを使うことが重要です。

　

ほとんどのツールは無料で使えますので、実際に使ってみて判断してみてはいかがでしょうか？

　

　

コミュニケーションを変える「ビジネスチャット」

 

ここ数年で一気にシェアが広がっているビジネスチャットは、コミュニケーションを効率化し、情報の共有スピードを著しく伸ばすツールです。

　

社内の報連相を対面・電話・メールでやるのは

　

・相手のタイミングもあって気軽に連絡できない

・基本的に1対1のコミュニケーション

　

という理由で非効率です。

　

ビジネスチャットを導入することで、非同期コミュニケーション(即座に対応する必要のないコミュニケーション)が可能となりますので、好きな時にすぐ連絡ができます。また、部署ごとやプロジェクトごとにグループができるので、1対複数に対して同時に報連相が可能です。

　

また、一定の時期(請求書をこの期日までに出してください等)に自動で連絡を送るように設定すれば、毎月ある確認作業がずっと楽になりますね。

　　

　

コミュニケーションを不要にする「社内webサイト」

　

社内webサイトを作ることにより、社員が「会社でわからないこと」があれば能動的に情報取得できるようになります。

　

・会社情報や作業フロー

・社員情報

・議事録

・確認手順

 

などを社内webサイト上に記載することにより、2人間でコミュニケーションを取る必要がなくなりますので、質問に答える側はとても楽になりますね。

　

個人的に使いやすいのは「Confluence(コンフルエンス)」です。

　

　

見える化をする「タスク管理ツール」

 

タスク管理ツールを導入することで、「タスクの見える化」ができます。知名度と導入のしやすさで言えば、トレロ(Trello)などが代表的ですね。

　

見える化することで上長が社員の業務管理・整理ができます。今、誰が何のタスクを持っているのかを明確にすることで、複数担当者の選定、過度な仕事の振り分けを防げますので、とても便利です。

　　

　

助け合いの文化ができる「受付システム」

 

弊社のプロダクトである「RECEPTIONIST」を使うことで、来客対応で発生する“担当者への取次”が無くなります。

 

・担当者がいなくて探さないといけない

・取次ばかりで集中できない

　

などの問題が解消されるため、業務に集中できます。

　

また、会議が長引いて来客の担当者が対応できない時には「代わりに対応します」と、チャット上で助け合うこともできるため、助け合える会社文化作りもできます。

　

　

まずは自分から

 

「助け合える環境」を作るために最も大切なのは、自分から助けてあげるという行為です。

　

ただひたすら「助けて欲しい」という受動的な動きをしていると誰も助けてくれません。助けてくれる環境ではなく、助け合える環境にすることは重要です。

　

まずは誰かが困っていたら助けてあげてください。