受付システムを導入すると、オフィスの印象は大きく変わることになります。
 

そのため導入前には、受付システムを導入することによるメリットやデメリットを十分に検討しておくことが重要です。
 

この記事では、受付システムのメリットとデメリットをチェックしていきます。
 

導入すべきかどうか、判断の助けになれば幸いです。
 

受付システムのメリット

では、受付システムには、どんなメリットがあるのでしょうか。
 

受付業務の人件費の削減が可能

受付を担当する専任のスタッフがいないとしても、オフィスの誰かが常に受付を担当できる状態にしておくことは必要です。
 

その場合通常なら、総務や人事などの部署のスタッフが本来受け持っている業務と兼任して、受付を担当するということになることでしょう。
 

つまり、受付業務を担当しているあいだは、そのスタッフの本来の業務が滞ってしまうということになります。
 

受付システムを導入すれば、受付を担当するスタッフにかかる受付業務の工数を削減、業務の効率化につなげることが可能です。
 

売上機会ロスを省ける

受付業務を他の業務と兼任する場合、本来の業務のために受付業務が適正に果たせなかったということも生じえます。
 

小規模なオフィスの場合は、スタッフがほとんど全員外出してしまうということもあるでしょう。
 

オフィス内にいたとしても、来客対応中などのために受付に行けない状態であることは十分ありえます。
 

来訪者に対し適切に対応できないと、イメージダウンに繋がるばかりか、せっかくの売上機会を見逃してしまうということにもなりかねません。
 

受付システムを導入すれば、システムの方で適切な対応が自動で行われます。
 

仮にその場で解決することはできなくても、後日きちんとケアすることが可能になるのです。
 

最新設備の受付システムでイメージをアップできる

オフィスの顔としての受付に最新鋭の受付システムが備え付けられていると、企業の先進性を大いにアピールできるメリットも。
 

スタイリッシュなインターフェイスを持ったタブレット端末が、とてもスマートに来訪者を迎える姿は、企業のイメージアップにもつながるでしょう。
 

また、受付システムを利用することで、ほとんど待たせることなく面会目的の担当者にアクセスできるように。
 

これにより、業務を効率的に、組織して行っているという風に理解してもらえます。
 

受付システムの導入によって、企業の信頼性も向上するのです。
 

受付システムのデメリット

メリットがたくさんある受付システムですが、デメリットもいくつか存在します。
 

導入前に受付システムのデメリットを、きちんと知っておくとよいでしょう。
 

受付業務のプロにはかなわない

タブレット端末などがスマートに受付業務を執り行う形になると、対人でしか味わえない温かみが失われてしまうことを懸念する声があります。
 

受付で実際にスタッフが対応するからこそ、来訪者への行き届いたおもてなしができるという考え方です。
 

しかし受付システムは、機械であってもオフィスの顔である受付として、来訪者をより心地よく迎えるための設計が施されています。
 

無機質な対応とは思わせないいろいろな仕掛けや機能が搭載されているのです。
 

初期投資のコストがかかる

受付業務の導線を変更することになりますから、初期投資にコストがかかってしまうのは否めません。
 

ただこの点は、すでに社内にある設備を活用することで抑えることができます。
 

たとえば、iPadを持っている会社であれば、iPadアプリで使える受付システムをインストールすることで、単純な設備費用を削減することができます。
 

ただ、どちらかというと気にするべきコストは単純な費用ではなく社員への周知です。
 

使用方法をすべてのスタッフと十分に共有しなければ、せっかくの受付システムもその力を十分に発揮することができません。
 

しかし、自社でiPadを使用している場合、iPadを受付の端末にするタイプの受付システムを導入すれば、全員がデバイスに慣れた状態からスタートするので非常に楽です。
 

システムトラブル時のリスク

受付システムを導入すればヒューマンエラーは防げるでしょう。
 

ただ、その一方でシステムトラブルが新たなリスクとなります。
 

これは万が一、受付システムが使えなくなったときのことを事前に想定して、マニュアルなどに明記しておくことである程度対処可能です。
 

受付システムは導入するべきか？

ここまで受付システムのメリットとデメリットをいくつか取り上げました。
 

総合的に見て、受付システムはデメリットには何らかの対処方法を取ることができます。
 

また、受付システムの導入により、多数のメリットを得ることが可能です。
 

コストカットのための投資を惜しまない

初期費用など、受付システムへの投資コストがどうしても気になるというケースもあるかもしれません。
 

しかし、このコストを支払うことで、大きなコストカットが叶います。
 

受付専門のスタッフを雇わなくて済むので、その分の人件費が削除できるのです。
 

ローコストで業務効率を向上させる

受付専門のスタッフがいないオフィスの場合、代わりにスタッフの誰かが受付の業務を行わなくてはいけません。
 

受付システムを導入することで、スタッフが全員自分の業務に集中することができるため、業務効率がアップします。
 

まとめ

受付システムの導入は、オフィスの業務効率の改善に大きな力を発揮します。
 

初期費用などのデメリットも、業務効率の向上や人件費の削減で十分にフォロー可能です。
 

受付システムの導入をぜひ真剣に検討してみてください。