内線電話から受付システムに変更するべき3つの理由

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昨今、受付システムを導入した、効率のよいオフィスの設計が人気を集めています。
 

この受付システムには、従来の内線電話を使った受付と比較した際どのような利点があるのでしょうか。
 

今回は、オフィスに受付システムを導入するべき3つの理由についてご紹介します。
 

受付業務を対応するスタッフの作業中断ロスをカット

受付が内線電話を利用する旧来の形態の場合、人件費の兼ね合いから専属の受付スタッフを置かないケースが多く存在します。
 

ただ、来客の多寡は業態によって大きく変動するものの、来客の全くない会社というのはまずないでしょう。
 

よって受付スタッフを全く置かないという選択肢は取ることができません。
 

専属の受付スタッフを置かない場合、他の業務を受け持っているスタッフが追加の業務として受付を担当するのが一般的となります。
 

よくあるパターンとしては、総務の部署に所属している新人スタッフなどが、持ち回りで受付業務をこなす、という形です。
 

管理側や役職側が受付業務を軽視している場合、このような仕組みになることが多くなります。
 

ただ、受付にはコミュニケーションスキルや判断能力などが必要で、本来は片手間で行えるような業務ではありません。
 

本来の業務を持ちながら兼任で担当することは大きな負荷になってしまい、社員の能力が十分に発揮できない事態に陥ることも。
 

上の者が考えているほど、受付業務は簡単なものではないのです。
 

このような現状を打破するシステムがタブレット端末を使った受付システム。
 

導入することによって、訪問者が直接的に社内のスタッフと繋がることができるようになります。
 

これは訪問者にとってもメリットですが、社内のスタッフにとっても大きなメリットです。
 

受付業務の負荷から解放され、受付業務に従事する間ロスしていた時間を有効に利用することができるようになり、作業の効率アップにつながります。
 

もちろん企業側にとっても、人件費を要さずにわずかなコストだけで受付業務を効率化できることは大きなプラスです。
 

来客記録がデータで残るメリット

内線電話を使った旧来の受付の場合、訪問者は手書きなどで訪問の記録を付けるようになっているパターンがほとんどでしょう。
 

ただ、専属の受付スタッフがいるわけではないので、すべての訪問者の記録が取れているかどうか定かではありません。
 

実際、記載を依頼するタイミングをつかめぬまま、入室を許可してしまうということも多くあるのです。
 

昨今、企業の価値や信用性を向上させる目的で、プライバシーマークの取得を検討しているオフィスがたくさんあります。
 

このプライバシーマークの取得のために必要となるもののひとつが、入退室記録です。
 

しかし、手書きで記載された入退室記録の場合、提出するための形式に加工する必要があり、その際にかなりの手間がかかってしまいます。
 

その場合も、受付システムを導入していれば問題ありません。
 

受付システムは詳細なデータとして訪問者の情報をすべて残すことが可能です。
 

さらに受付システムによっては、プライバシーマーク取得のための対策として、入退室記録を簡単にダウンロードできる機能を持っているものもあります。
 

これにより加工しやすい形式のデータとして、記録を保存しておくことが可能に。
 

任意のタイミングで記録を取り出して使えるようになるので、プライバシーマーク取得はもちろん、来客管理にもお役立ちです。
 

来客の記録は、企業の業績の良し悪しと連動する傾向にあります。
 

データとして訪問記録を取り扱えるのであれば、どの来客者がどれくらいの頻度で訪問しているのかという集計も可能です。
 

訪問記録から業績の予測ができるという点も、受付システムの導入による効果のひとつといえるでしょう。
 

カスタマイズが自由で使いやすい

タブレット端末などを設置する受付システムは、それ自体を企業のイメージアップの材料として利用することが可能です。
 

受付システムはさまざまなカスタマイズを施すことができるようになっています。
 

受付スペースや企業のカラーに合わせて、タブレット端末の画面をカスタマイズすることで、より来客しやすい雰囲気を演出することが可能です。
 

また、来客者に求める操作についても、さまざまなパターンから選択することができます。
 

例えば受付に来たお客様に、受付システムの端末から受付番号を入力してもらう形式。
 

この場合、事前にアポイントの連絡を取る際、前もって受付番号を送っておくだけでスムーズな受付手続きが可能に。
 

無用の来客を弾けるので、セキュリティ的にもプラスになります。
 

ほかにもアポイント時にQRコードを発行して、受付システムに読み取らせるといったことも可能。
 

この場合は受付番号よりスムーズになるので、大量の来客が想定される場合でも対応できます。
 

会社でイベントなどを定期的に行っている場合は非常に有用です。
 

また、事前には何も渡さずに、受付端末で呼び出したいスタッフの名前を検索して選択する形式もあります。
 

社内のスタッフがあまり多くない場合はこのパターンが便利です。
 

まとめ

受付電話を使った旧来の受付ではできなかったさまざまな機能を、タブレット端末の受付システムで実現できます。
 

導入には多少のコストが必要ですが、業務効率の向上や、先進的で働きやすいオフィスの形成に寄与してくれるため、有意義な投資であるといえるでしょう。
 

ぜひ、受付システムの導入を検討して、その効果を体験してください。

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