受付システムを導入すると、さまざまなメリットにより業務効率の改善が叶い、働きやすいオフィスにすることが可能です。
 

気になるのは実際に受付システムを導入する際、現状のオフィスからどのような変更が必要になるかという点。
 

この記事では、受付システムを導入するために必要な環境についてまとめています。
 

機材とシステムを調整する

受付システムを導入するには、どんな機材をオフィスに設置する必要があるのでしょうか。
 

実は大掛かりな導入が必要なわけではありません。
 

タブレット端末だけでOKの受付システム

iPadなどのタブレット端末を利用できる受付システムは多く存在します。
 

このタイプの場合、導入の際には端末を受付に設置するだけでスタート可能です。
 

すでに受付システムに対応したタブレット端末を所有している場合は、新規購入の必要もありません。
 

初期コストも軽減できて、スマートなスタートができるでしょう。
 

なお、このタイプの受付システムの場合はアプリで導入する形が大半です。
 

アプリによっては受付に設置するタブレット端末のデザインを自由に設定することもできます。
 

受付はオフィスの顔ですので、オフィスのカラーに合わせてロゴや歓迎のメッセージを出すなど、さまざまなカスタムを施してください。
 

他のシステムとの連携

初期の環境整備はハード面だけでなく、ソフト面でも必要となります。
 

たとえば、受付に設置した端末からの通知を、他の端末で受け取れるよう設定しなければなりません。
 

受付システムのなかには、さまざまなメッセージサービスとの柔軟な連携が可能となっているものも多くあります。
 

オフィスですでに使用しているメッセージサービスが対応していれば、受付システムからの通知を受け取れるように設定可能です。
 

この場合、使ったことがないサービスを新規で導入する必要がないので、導入費用と習熟に必要な時間、双方をカットすることができます。
 

他にも、会議室の確保を受付システムと連動させることも大事です。
 

複数の会議室などの設備管理項目を簡単に登録、設備の利用状況もカレンダーで確認できるようになり、業務効率化をより加速させます。
 

受付スペースを整える

受付システムを導入する際は、オフィスの受付スペースを調整しなければならない場合も出てきます。
 

受付システムの設置スペース

これまで呼び鈴や内線電話など、受付業務のために配置していた設備を撤収し、タブレット端末などの受付システムの機材を設置する必要があります。
 

ただし受付システムは省スペース化されているので、基本的には同じレイアウトで無理なく設置可能です。
 

来訪者に来訪記録を手書きで記入してもらう必要もなくなるので、カウンターなど記入のためだけのスペースがあるなら、それらは完全に撤去できます。
 

待合スペースを調整する

担当者が迎えに来るまで、受付システム以外は誰も来訪者に接することがありません。
 

そこで、受付システムで受付を済ませた来訪者に少しの間待ってもらうスペースがあれば、より受付でのおもてなし感がアップします。
 

リラックスした気持ちで打ち合わせに入ってもらえるように、ソファーやテーブルなどの応接セットを配置するとよいでしょう。
 

また、受付システムのなかには、受付時にバーコード付きのチケットを発券してドリンクを提供できるようになっているものもあります。
 

受付に自動販売機を設置し、そこでバーコードをかざすことによって、無料でドリンクをサーブしてくれます。
 

これも、待ち時間のおもてなしとしては有用です。
 

さらに、来訪者の記録をタブレットのカメラなどで撮影する機能を利用する場合は、きれいに撮れるよう周りの環境を工夫すると、間接的な心遣いになります。
 

来訪者対応導線を確立する

オフィスの配置や環境により、来訪者を対応するための最適な導線はさまざまです。
 

来訪者をどのように目的の場所に案内するかについての詳細も、事前に決めておくとよいでしょう。
 

来訪者到着メッセージが来たらどうするか

来訪者が到着して受付システムを操作すると、社内の担当スタッフにメッセージが送信されます。
 

メッセージを受け取ったあと、その担当スタッフ自身が受付に行って、来訪者を出迎えるというのが一般的なフローです。
 

ただ、メッセージを受け取ったスタッフが別の用事のためにオフィスにいなかったり、別件の来客対応中であったりすることもあるでしょう。
 

その場合はメッセージを受け取ったスタッフが、他のスタッフに出迎えの応援を頼むなどして、確実に来訪者が案内されるように手配しなければなりません。
 

また、フォローをあらかじめ想定して、複数のスタッフにメッセージが送信されるようにするものよいでしょう。
 

ただしその場合は対応が重複しないように、相互連絡についてのルール決めをきちんとしておく必要があります。
 

どのような対処法であっても混乱を招かないよう、導入時にマニュアルを制定し、導線をあらかじめ定めておきましょう。
 

入館証の管理をどうするか

オフィスへの入館証を発行する機能が、受付システムに組み込まれている場合もあります。
 

この機能を利用する場合は、入館証と連動するゲートを受付に設置したり、入館証を入れておくカードケースなどを用意したりする環境づくりが必要です。
 

まとめ

受付システムの導入の際に大掛かりな環境づくりが必要になることはそれほど多くありません。
 

よって、受付システムの導入を気軽に検討しても、特に問題はないでしょう。ただし、業務効率化を目指すなら、細かい点まで考えることが肝要となります。
 

会社に必要な機能の選定と運用時のレギュレーション制定、環境の整備などを上手く行い、受付システムをより活かしてみてくださいね。