訪問客に対して内線電話などで取次を行ったり、アポイントメントを確認して会議室などへ誘導したりする受付業務。
 

非効率な業務であることから、自動音声やタッチパネルなどで無人化し、効率化を図っている企業も増えています。
 

今回は、企業が受付システムを導入した事例を紹介します。
 

RECEPTIONISTの導入事例①

RECEPTIONISTを導入した企業について

RECEPTIONISTは、1300社を超える企業が導入しています。
 

実績がある受付システムです。
 
　
自動で日程調整して会議室を押さえてくれる仕組みが使えたり、ビジネスチャットと連携して直接担当者を呼び出してくれたりと、受付業務の効率化が可能。
 

今回は、株式会社wevnalの事例を紹介します。
 

＜参照サイト＞
https://receptionist.jp/cases/wevnal.html
 

RECEPTIONISTを導入したきっかけ

導入のきっかけとなったのは、受付業務の大変さを改善することとコストパフォーマンス。
 

wevnalでは、来客者が電話で受付をすると社内すべての内線電話が鳴ります。
 

すると社員の誰かが電話を受けて、状況確認と会議室の取得から担当者への取次、お茶などの手配などを行うという形です。
 

この形の主なデメリットは、全社内に電話が鳴ることで業務への集中を阻害され、作業のミスにつながること。
 

そして、受付業務を行うバックオフィスの人に工数がかかっていることです。
 

これらの改善のために、RECEPTIONISTの導入に踏み切りました。
 

またwevnalはこの時「Pマーク」取得を目指している最中でした。
 

この「Pマーク」取得に必要な記録の項目をRECEPTIONISTが補っていることも導入のきっかけとなっています。
 

入退室の記録を自動で取ってくれることも、大きな決め手となったのです。
 

RECEPTIONISTの導入したメリット

問題改善以外で一番大きなメリットは、飛び込み営業が減ったことです。
 

実は、トイレで席を立ったときに飛び込み営業に捕まり時間を浪費することが度々問題化していました。
 

ipadだけの受付では、飛び込み営業をしようとする気持ちがそがれるようです。
 

また、受付業務を行っていた人の工数を大幅に削減できたことで、その人が他の業務を行えるようになりました。
 

業務への集中も阻害されなくなり、全社的に効率が良くなっています。
 

Smart at reception の導入事例

Smart at receptionを導入した企業について

Smart at receptionは既存の受付業務を変えることなく、効率化を図るためのシステムです。
 

既存のPBXにも対応していて、大幅なシステム変更を必要としないのがポイント。
 

ipadを設置するだけの手軽さも大きなメリットです。
 

こちらでは、株式会社ビズリーチの導入事例について紹介します。
 

＜参照サイト＞
https://smartat.jp/news/biz_r/
 

Smart at reception導入したきっかけ　

これまでは担当者と連携が取れず受付でお客様を待たせてしまったり、受付の電話を受けた人が対応に追われてしまったりしていました。
 

そこで受付をスムーズにするため、Smart at receptionを導入することに。
 

導入の決め手は既存の内線電話がこれまで通り使えることと、Slackとの連携が可能なことです。
 

Googleカレンダーでのスケジュール登録からSlackのチャンネル登録までを自動で行える仕組みも導入を後押ししました。
 

Smart at reception導入した後

導入により、内線電話のみの受付時にはあった電話の待ち行列がなくなりました。
 

事前にアポイントメントを取って置くことで、QRコードを発行しコードで受付ができるようになったことも寄与しています。
 

呼び出しは直接担当者へ通知が行くようになり、内線電話での呼び出しでもSlackで担当者へ通知が入るため、訪問客を待たせることがなくなっています。
 

担当者とお客様とのダイレクトなやり取りができるようになり、効率化が叶いました。
 

MOTの導入事例

MOTを導入した企業

MOTは従来型のビジネスホンの機能がスマートフォンで使える、コスト削減にお役立ちなシステムです。
 

ipadを利用する受付システムもオプションサービスで使用可能。
 

泉ヶ岳総合観光開発株式会社の導入事例について紹介します。
 

＜参照サイト＞
https://www.mot-net.com/case/8836
 

MOT導入するきっかけと決め手

以前は固定電話で連絡を取りあっていましたが、東日本大震災で建物が全壊し、内線が無くなってしまう状況に。
 

やむなく個人の携帯電話で連絡を取り合うこととなり、公私の境が希薄になってしまいました。
 

MOT導入の決め手は、タイムリーに連絡が取れること。
 

24時間の対応が必要なスキー場では、料金や時間を気にせずにタイムリーに連絡が取れるシステムであることが大事だったのです。
 

MOT導入した後のこと

お客様からの電話はすべて支配人のMOT/Phoneに届くようになり、従業員が電話対応に追われることがなくなりました。
 

通信費が格段に安くなったことも大きなメリットです。
 

支配人が事務所以外で仕事をしているときでも連絡が取れるようになり、お客様を待たせることが少なくなりました。
 

Welboの導入事例④

Welboの導入企業

Welboは受付ロボットが音声認識機能や顔認識機能を用いて受付の一次業務を代行してくれるシステムです。
 

ビジネスホンやPBXとの連携も可能。
 

導入事例は、株式会社クロステックの事例を紹介します。
 

＜参照サイト＞
https://welbo.jp/casestudy
 

Welbo導入して良かった点

来訪者と社員が直接やり取りを行うため、以前まで取次ぎをしていた部署の作業が必要なくなりました。
 

また顔登録をしておくことで認証が速くなり、2回目以降の来訪の際、スムーズな受付ができるように。
 

他にもロボットによる受付は目新しいことから、来訪者から注目されイメージアップにつながるという副次的効果も。
 

音声反応がスムーズで使いやすい点も地味ながら大きなメリットです。
 

まとめ

受付システムを実際に導入している企業を軸に、各受付システムのメリットなどを紹介しました。
 

受付業務を改善することで来訪者を待たせないなど、複数のメリットを享受できます。
 

さまざまな受付システムがあるので、自社に合ったものを選んでみてください。