受付システムを導入しない非効率な働き方について

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生産性の高い企業が導入しているクラウド受付システムで「働き方改革」を

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受付での対応力の強化に、パワーを発揮してくれる受付システム。
 

導入を決意するためには、どんな点が具体的に改善されるのかをくわしく知りたいところです
 

そこでこの記事では、受付システムを導入していないと生じる非効率な働き方について、まとめています。
 

専任の受付担当者でなければ、本来の作業がはかどらなくなってしまう

受付の業務を完璧に果たしてもらうためには、受付のスキルを持ったスタッフに、受付専門で働いてもらうことが必要となります。
 

受付専門のスタッフであれば大切なクライアントを丁寧に出迎えたり、会議室などのセッティングをスムーズに手配してくれたりと、種々サポートが可能。
 

しかしその一方で、まるまるひとり分の人件費が、受付業務のためだけにかかってしまうことになります。
 

そのコストに見合うだけの来客量と売り上げへの貢献がなければ、なかなか受付専門のスタッフを配置するのは難しいでしょう。
 

また、多くの企業は受付の業務を専門のスタッフではなく、他の業務を受け持つスタッフに兼任してもらう形をとっています。
 

しかし、受付にはさまざまな業務が付随してしまうもの。
 

訪問してくるのは、クライアントや業務に関係する社外のスタッフだけではなく、飛び込みでやってくる営業マンなどさまざまです。
 

頻繁に要件を聞く必要があり、そこでかなりのリソースを割く必要がでてきます。
 

結果、受付を担当してくれるスタッフが本来するべき業務が、大きく停滞してしまうことにもなりかねません。
 

受付システムが導入されているなら、クライアントや社外のスタッフ、他の来客でも対応するべきスタッフに直接取り次ぐことができます。
 

これにより、受付を兼任するスタッフが本来の業務から離れてしまうことを避けることができます。
 

受付システムのスマートさがない

受付システムは現在時点でもかなりの普及を見せています。
 

最新鋭の受付システムを配備しているということ事態が、来客者へのおもてなしの1つとして考えられるほどです。
 

ただ、頻繁にいろんな企業に出入りすることが多い方の場合、その点が裏目に出ます。
 

受付システムのない受付に対して、他の企業と比べてスマートさが足りないというレッテルを貼る危険性があるのです。
 

また、受付システムは、来客者が受付で感じてしまいがちな煩わしさも解消してくれます。
 

受付システムに慣れている人なら、簡単に受付の入力を済ませて、担当者が出迎えに来るのを待つスマートさは認識済み。
 

受付システムがないと、その点においても評価が厳しくなってしまいます。
 

他にも、受付システムが導入されていない場合、来客表にて訪問者を管理するというケースが多く見られます。
 

情報の管理に対する見方がとても厳しくなっている中で、来客者一覧がすべての訪問者に見えてしまっているというのも、1つのイメージダウンのポイントになりかねません。
 

さらに、手書きの来客表を保存しておいたとしても、データとしてそのまま使用することはできず、活用が難しいのもデメリットです。
 

クラウドツールとの連動が悪い

受付システムには、社内で使用しているGoogleカレンダーやslackなどのクラウドツールと連携がスムーズに行えるものがあります。
 

例えば、会議室の予約を来客の予定に合わせて取ることが可能です。
 

さらに、会議が長引きそうな場合も受付システムから会議の延長を登録することで、設備管理と自動的に連動、会議室の使用延長ができます。
 

また、受付システムは来客者への対応について一元管理することが可能です。
 

来客者にお茶を出したかどうか、使用した会議室の清掃ができているかなど、細かいところまで管理してくれます。
 

受付システムを使用しないなら、既存で稼働しているクラウドツールのシステムを手動で操作して、会議室の使用を確定させなければなりません。
 

また、お茶を出してくれるスタッフや清掃を担当してくれるスタッフとのコミュニケーションも必要になってしまいます。
 

受付システムは単に受付をするという業務だけでなく、来客時の対応をするにあって付随するいろんな業務について、幅広くサポートしてくれるシステムなのです。
 

まとめ

受付システムがあるオフィスと、まだ受付システムを導入できていないオフィスの間にある差は、かなり大きなものです。
 

業務の効率化というメインの目的だけでなく、スマートに取り次いでくれる受付システムを置いている企業に対する、来訪者の安心感をも得ることができます。
 

受付システムのメリットは、オフィスのいろんなところにまで波及するので、ぜひ受付システムの導入を検討されることをおすすめします。

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