受付は企業の顔です。
 

来訪者の目的をただちに関係者へ伝え、ビジネスをスムーズに進める役割があります。受付の印象が企業のイメージにつながるのです。
 

従来の受付システムには色々な不備がありますが、今回は来訪者や企業におすすめの受付システムの選び方、選ぶ時のポイントについて説明いたします。
 

従来の受付システムのデメリットとは何か？

受付専用スタッフのコストがかかる

受付には来訪者に対応する専門スタッフが常駐しているもの、というイメージがあります。
 

大企業なら受付専用スタッフのコストは問題にするほどでもないかもしれませんが、中小の企業となると人件費コストはなるべく抑えたいもの。
 

従来の受付システムにおいて、専門スタッフにかかるコストは大きなデメリットです。
 

当番制にすると仕事に集中できない

人件費のコストを抑えるために、受付に専門スタッフを配置しないで社員による当番制を採用しているケースがあります。
 

社員が受付業務を兼任すればコストは抑えられますが、その分仕事に支障をきたす恐れがあります。
 

来訪者があるたびに受付業務をこなす必要があるため、本来の業務に支障が出てしまうのです。
 

当番制とはいえ、受付業務のために仕事を中断して業務に集中できないのはデメリットとなります。
 

来客対応が煩雑でわずらわしい

企業の受付は、来訪者の目的を聞いて担当者に取り次ぐという業務だけではありません。
 

入館証を発行するセキュリティ面の業務、来訪者が多い時のサポートなどその業務は多岐に渡ります。
 

従来の受付システムでは非効率にならざるを得ません。
 

また、待ち時間によっては来訪者に不快な思いをさせてしまうことも。非効率な受付業務それ自体もデメリットといえるでしょう。
 

受付業務の見える化ができない

企業の来訪者には様々な目的があります。
 

受付スタッフは目的に応じた対応をしなければなりませんが、それらをデータに集約して一元化するのは困難です。
 

受付業務をデータ化して見える化が実現できれば、もっと業務に利用できるはず。
 

ペーパー上の管理しかできないのはデメリットです。
 

受付システムを選ぶポイントとは？

コストが削減できる

新たな受付システムを導入する時のポイントは、第一にコスト削減が叶うかです。
 

受付専用スタッフの事件費を削減できるかどうかが、受付システムを選ぶ重要なポイントになります。
 

最新の受付システムでは受付業務を無人化できるものがあり、無人化すれば人的コストだけでなく、受付の省スペース化も実現できるでしょう。
 

社員の負担にならない

受付の人件費コスト削減ができても、その分社員への負担が増しては逆効果です。
 

受付の無人化が実現できた上で、社員の仕事を邪魔しないシステムかどうかも大切なポイントに。
 

例えばタッチパネルで担当者に取り次げるようなシステムなら、会議中でも対応できます。
 

操作性が優れていれば、来訪者の満足度も上がることでしょう。
 

受付業務がスマートになる

受付業務がスマートでレスポンスが良いかどうかも選ぶ時のポイントになります。
 

例えば、グローバル化によって増えた国外からの来訪者にも対応できるかどうか、入館証の発行がスムーズにできるかどうか、などです。
 

新しい受付システムには英語表示や中国語表示ができたり、整理券の発行によって来訪者が待ち時間を有効に活用できたりするものもあります。
 

受付業務のデータ化ができる

受付業務をデータ化できるかどうかも、新しい受付システムを導入する時のポイントです。
 

来訪者がどのような目的でやってきたのかをデータ化することで、単なる受付業務だけでなく事業運営にも役立ちます。
 

例えばデータ化された来訪者の目的を分析し、営業戦略に反映させることも可能でしょう。
 

商品開発に応用できるかもしれません。
 

また担当者ごとに来訪者に対応した時間を記録して分析できれば、人員計画や人事評価に活用することだってできます。
 

受付システムのおすすめ機能とは？

ホールディングス機能

組織の大きな企業になると、1つのビルに複数の子会社が入っている場合があります。
 

このような環境で便利なのが「ホールディングス機能」です。
 

例えば受付に1台の端末を設置しておくだけで、ビル内の子会社の受付もできるようになり
 
ます。
 

来訪者によっては親会社と子会社双方に用件がある場合も考えられますが、それでも1つの端末で簡単に受付ができるのです。
 

複数のエントランスに対応

大企業になると、1つのビルに複数のエントランスがあることも。
 

またフロアごとに拠点があって受付が分かれている場合や、近くのビルに分室があることもありえます。
 

従来の受付システムではエントランスごとに受付を設置する必要があり、コストもその分プラスに。
 

新しい受付システムを選ぶ時には、複数のエントランスや受付に対応しているかどうかがポイントです。
 

それぞれのエントランスに端末を置いておくだけで来訪者のチェックができますし、受付業務を集約できるので来訪者がどのエントランスを利用したのかまで把握できます。
 

ビジネスチャットと対応した機能

従来の受付システムには電話が欠かせませんでした。
 

新しいシステムを選ぶ時には、電話を使わずにビジネスチャットで担当者とつながるかどうかがポイントです。
 

受付の端末でビジネスチャットを使えば、直接来訪者と担当者のやり取りが可能になります。
 

電話で取り次ぐ手間暇を省くことができ、来訪者にとってもメリットが大きくなるでしょう。
 

受付番号の発行とQRコード機能

行列のできる飲食店などでは受付番号を発行してスマートな顧客対応を実現していますが、これは企業の受付システムにも有効です。
 

例えば受付時に番号券を発行すれば、来訪者はおおよその待ち時間を把握できます。
 

さらに番号券にQRコードがあれば、来訪者はスマホでコードを読み込むだけで、待ち時間や順番をチェックできるようになります。
 

待ち時間をチェックできれば、来訪者は近くの喫茶店などで待機することも可能になり、満足度は高くなるでしょう。
 

まとめ

受付システムの選び方とポイントについて紹介しました。
 

何よりのメリットはコスト削減ですが、その他にも社員の負担の軽減、受付データの分析による業務への応用など、新システムの導入効果は多岐にわたります。
 

また、来訪者の満足度も上がるというメリットもあるのです。
 

もし新しい受付システムの導入を考えているなら、この記事を参考にしていただければ幸いです。