オフィスの入る商業ビルやレストランなどで、導入されている受付システム。
 

人材不足を補うだけでなく、コストダウンや業務効率アップにも役立ちます。
 

受付システムの導入に関しては、どのくらいの規模の企業か、導入を検討している場合の目安となる予算などを比較検討することがおすすめです。
 

企業がコスト削減で利用する受付システムのメリット

受付システムとは、企業の業務や経費をサポートするシステムとして、人手不足や人件費削減などの観点から注目されています。
 

ここでは受付システムを導入している企業の規模や業種を解説、さらにどのように運用しているかを説明します。
 

そのメリットを確認し、導入検討の参考にしてください。
 

受付システムがコスト削減できる理由　

受付システムとは、商業ビルや各フロアの受付（レセプション）などに設置される、社員と来訪者とのコンタクトを取るためのシステムです。
 

iPadなどを専用デバイスとして利用します。
 

登録されている社員が、社内もしくは社外のどちらにいても、メールや電話、チャットアプリなどで来訪者との連携が可能。
 

受付業務に必要な時間や人件費など、さまざまなコストの削減が叶います。
 

基本的には、従来の内線電話や人間の受付に変わるものとなり、デバイスのみで対応しながら受付案内を迅速に行います。
 

一般的に受付は営業窓口としての側面も持つので、無人・有人のいずれの場合でも、的確な対応が必要です。
 

とはいえ、内線電話であれば社員数の電話用の機器の購入やリース代に加え、配線やメンテナンス費用が必要になります。
 

また、社内もしくは座席にいなければ、来訪者からの連絡や重要な対応を受けられないことも。
 

連絡ミスなどの人為的なものを防ぐだけでなく、さまざまな状況に対応可能でかつコスト削減に繋がるのが、受付システムです。
 

大企業だけではない！受付システムを導入する企業

昨今、多くの企業で受付システムの導入が進められています。
 

大企業だけがオートメーション化をなしていると思われがちですが、実はすでに中小企業にもその波が。
 

iPadもそうですが、Pepperなどの導入コストがかなり下がったこと、さらに受付システムが改良を重ね、利便性が高くなったことがその理由です。
 

人数が少ない企業の場合社員が受付スタッフを兼任することもありますが、これによる工数の増加は悩みの1つでした。
 

ただ、現在は安価で多機能な受付システムを導入できるようになったため、この悩みを低コストで解決、社員をクリエイティブな業務に集中させることが可能になりました。
 

さて次は、受付システムを導入することでどれだけのコスト減となるのか、その目安について見ていきましょう。
 

受付業務を無人化にする受付システムで削減できるコストの目安

受付システムは通常の受付業務をオートメーション化するシステムです。
 

そのため、人件費を始めとした各種コストの削減に期待がもてます。
 

ただし、その効果は導入する企業の規模や状況に応じてさまざま。
 

コスト削減を目指すために、受付システムの導入を考えている企業は、導入前に受付システムの実際の費用と内線電話等を設置した人件費とを比較すると良いでしょう。
 

ここでは受付システムを導入する際のコストについて、従来の受付スタッフ運用でかかるコストと比較する形などで説明していきます。
 

受付システムの導入でかかるコストの目安　

受付システムの費用は、導入にかかる初期費用と、毎月の使用料などの継続費用に分別されます。
 

初期費用は基本的にiPadなどのタブレット購入費用のみの場合が多いですが、PepperなどのAI搭載ロボットを購入する場合はその分のコストがかかります。
 

これは結構重めのコストになりかねないので注意が必要です。
 

また受付システムに入館証を発行するために必要なプリンターなどを連携する場合は、そのコストも見積もっておきましょう。
 

受付システムに連携させるため、内線電話を一緒に導入する際はそのコストも初期費用と考えてください。
 

継続費用としては、まず運用する受付システムの月額料金が計上されます。
 

これは選んだ受付システム、企業の規模、利用したい機能によって千差万別です。
 

最低であれば無料、高いものになれば月100,000円以上かかるものも。
 

それ以外の維持費は内線電話の通話料が場合によってかかるぐらいです。
 

ただ、これはiPadやPepperなどのデバイスを初期費用として購入した場合。
 

これらのデバイスをリースで利用する場合は、その分の月額料金が上乗せされるので気を付けましょう。
 

コスト削減したい！受付業務にかかる人件費の目安

一方、受付システムを導入しない場合は、受付業務のために専門のスタッフを雇う必要がでてきます。
 

企業の規模により必要な人数や受付スタッフに求められる能力は異なります。
 

ただし、小さな企業であれば受付スタッフ自体不要な場合も。
 

工数はかかりますが、社員の中で対応できる人が都度対応する形や、当番制などでコントロール可能です。
 

また、受付スタッフを雇っても1名で十分に対処可能でしょう。
 

一方、企業の規模が拡大すればするほど、必要な受付スタッフの人数は増加し、質も要求されます。
 

大企業ともなると、受付は1つのアピールポイントとなり、高いおもてなしの質を維持することは必須です。
 

つまり、1人の受付に必要な人件費がそれだけ膨れ上がるというわけです。
 

さらに大企業の場合、1日に訪れる人数は万単位。
 

それだけの人数を1人で捌くのは不可能なため、複数の受付スタッフを雇う必要が出てきます。
 

なお、受付スタッフの平均年収は330万ほど。
 

例えば10人受付スタッフを雇った場合は月275万かかる計算になります。
 

フォーマルに見える受付スタッフVS受付業務無人化の受付システム

さてここで、コスト面において受付スタッフと受付システムを比較してみましょう。
 

ただし、受付システムには無料のものから高額なものまで多数存在します、また受付スタッフの人件費や内線電話の配置数・初期費用についても企業によって異なります。
 

そこで今回はなるべく普遍的なデータを導くため、以下の条件を設定します。
 

• 企業規模は従業員10人、100人の2パターン
• 受付スタッフは10人の企業で1人、100人の企業で2人雇う
• 受付システムは導入社数の多いRECEPTIONISTを使用、企業規模に一番沿ったプランを利用
• 受付スタッフ導入時の初期費用は内線電話の配置費用を計上、また内線電話の台数は10人で3台、100人で30台導入
• 受付システムの初期費用はiPadの購入代金を計上、10人で1台、100人で2台導入
• 月額費用に関して受付スタッフは人件費、受付システムはRECEPTIONISTの利用料を計上
• その他の雑費についてはデータが煩雑化するため計上しない

 

ではまず初期費用について表記します。（以下全て費用は円、税別）
 

受付スタッフを雇った場合

企業規模（社員数）	内線電話導入費用
10名	84,000
100名	664,500

 

受付システムを導入した場合

企業規模（社員数）	iPad購入費
10名	54,800
100名	109,600

 

次は月額費用について表記します。
 

受付スタッフを雇った場合

企業規模（社員数）	受付スタッフの人件費
10名	275,000
100名	560,000

 

受付システムを導入した場合

企業規模（社員数）	受付システム月額利用料
10名	0
100名	30,000

 

最後に導入後1年経過した時点でどれだけコストに差が出たのか、比較してみましょう。
 

企業規模（社員数）	受付スタッフ初期費用	受付スタッフ年間費用	総計	受付システム初期費用	受付 システム年間費用	総計	差額
10名	84,000	3,300,000	3,384,000	54,800	0	54,800	3,329,200
100名	664,500	6,600,000	7,264,500	109,600	360,000	469,600	6,794,900

 

受付業務を無人化するといくらコスト削減できる？

上記の比較を見ていただければお分かりでしょうが、受付システムの導入は莫大なコストカットを可能とします。
 

表を見ると飛び抜けてコストがかかっているのは人件費。
 

平均年収で見ても330万近くかかっているのですが、これをすべてカットできるのは強力です。
 

また、上記の例はあくまで条件を絞った一例のため、実際はこれ以上のコストカットとなることも。
 

ただし、詳細なデータを出す場合は、各企業の受付業務にかかっているコストと導入したい受付システムのコストを知る必要があります。
 

受付システムのコストに関しては、カスタマーサービスなどに相談するとよいでしょう。
 

受付は企業の顔！コスト削減できて自社に合う受付システムの選び方

レセプションとして多くの来訪者を迎える受付カウンターは、企業の顔として機能することもある重要な場所です。
 

その重要な場所に受付システムを導入する際は、自社に合うシステムを選ぶことが重要なポイントです。
 

最後は受付システムの選び方について簡単に説明いたします。
 

タブレット設置型の受付システムはシンプル＆スタイリッシュ

タブレット設置型の受付システムは、受付にiPadなどを置いておき、それを利用して担当者にアクセスする形式です。
 

シンプルな操作でアクセス可能なので、来訪者に手間をかけさせないのが利点。
 

コストもより削減できますし、先進的な受付を演出できるのでスタイリッシュなイメージもプラスされます。
 

ただしちょっとしたマイナスポイントとして、受付に寒々しいイメージを与えてしまう可能性があります。
 

空間をアメニティにしたり、受付システムで表示されるメッセージに工夫を凝らしたりして解消すると良いでしょう。
 

AI機能搭載の受付システムはアットホーム＆フォーマル

受付システムの中にはPepperを始めとしたAI機能搭載ロボットにiPadなどを持たせるシステムも存在します。
 

この場合の利点は来訪者に優しいこと。
 

機械の操作が苦手な人でもサポートしてくれるので、利用しやすくなります。
 

さらに音声で案内し、対話も可能なため、従来の受付スタッフが持つ人間味も演出。
 

受付の空間をアットホームな感じにしてくれます。
 

また、企業がある程度の規模以上になると、フォーマルさも必要になってきます。
 

AI機能搭載ロボットが受付にいれば適切な対応を自動的に行ってくれるので、その点もクリア可能です。
 

まとめ

人材不足やコスト削減を含め、数多くのメリットが期待できる受付システムは、企業の規模や業種を問わず、利用しやすいシステムです。
 

企業の顔のような働きをする受付システムは、自社に合うプランや機能を選択することがポイント。
 

受付システムを導入して、コストカットと業務効率化を一気に叶えましょう。