リピートタスクは、確実に処理しておきたいものですよね。
 

あっという間に月日が巡ってしまうので、この間処理したタスクでも、すぐに次回タスクのリミットが来てしまいます。
 

ちょっと気を抜いただけで、期限が過ぎてしまったということもありがちですね。
 

この記事では、トレロを利用した、リピートタスクを確実に対応する方法を紹介します。
 

カンバンでタスクを処理するメリット

タスク管理のひとつの方法として、カンバン方式で処理していくことがとても有効です。
 

カンバン方式とはタスクの状態を見える化するために、タスクカードを看板のように用いて、各タスクの進捗状態を管理する方法。
 

区切り線を入れたボードに、付箋メモなどをタスクカードとして貼り付けていき、進捗の具合によってその付箋メモの位置を貼りかえるというやり方です。
 

この方法にはどんなメリットがあるのでしょうか。
 

進捗状況がすぐに把握できる

カンバン方式だと、タスクカードを確認するだけでタスクの進捗状態を瞬時に把握することが可能となります。
 

タスクカードが誰の作業として記載されているのか、なにを待っている状態なのかなど、詳細な進捗状態をひと目で確認できるのです。
 

進捗状態が変わるならその状態に合わせて、タスクカードの貼り付け位置を変えることで、最新の進捗状態をチーム全体で共有することも可能。
 

割り当てられた作業者も、進捗を管理する監督者も、そのタスクを忘れることなく完了へと導いていくことができます。
 

処理し忘れタスクを防げる

リピートタスクを管理するうえでありがちなミスは、そのタスクが当たり前の作業であるために起こります。
 

見えるかたちで進捗管理せずに、作業をする担当者が思い出すことに頼ってしまっていると特に起きやすいです。
 

To-Doリストにもないちょっとしたことを、一担当者が処理し忘れることによって、チーム全体の進捗に影響を及ぼしてしまうことも。
 

カンバン方式でタスクを管理すると、完了していない状態のタスクはすべて未完了のタスクとして残されたまま。
 

実行し忘れることがないように確実に処理することがとても重要であるリピートタスクは、カンバン方式出の管理が適しています。
 

トレロはカンバン方式で分かりやすくタスクをこなせる

カンバン方式のタスク管理の運用方法で一般的なのは、チームのスタッフすべてが見えるところに設置しているボードにメモを貼り付ける方法です。
 

ただこれだと、外出中にタスクの進捗が必要となった際、社内にいるスタッフに電話をするなどして確認する手間が発生します。
 

カンバン方式の管理をWEBアプリで行えるなら、この問題を完全に解決できます。
 

トレロであればWEBで管理できるのはもちろん、スマートフォンのアプリでも簡単に確認したり編集したりすることが可能です。
 

方法も、トレロの「リスト」を進捗状況として運用し、「カード」に細かいタスクを記載すればよいだけ。
 

これだけでそれぞれのリピートタスクがきちんと処理されているのかを、作業者側も監督者側も簡単に確認することができます。
 

「Power-Ups」の「Card Repeater」の使い方

トレロのデフォルトの機能だけだと、自動的にリピートタスクを登録することはできません。
 

手動でタスクを完了させたときなどのタイミングで、次回のタスクを未処理として登録しなければならなくなります。
 

トレロの拡張機能である、「Power-Ups」の「Card Repeater」を使うことによって、自動的にリピートタスクが登録可能です。
 

タスク登録忘れによるミスも防げるので、リピートタスクを管理するためにはとても効果的ですよ。
 

「Power-Ups」について

「Power-Ups」は、トレロをさらに便利にするため、トレロを開発した会社やサードパーティが開発した追加機能のことです。
 

すべてのトレロユーザーが使う基本的な機能というわけではありません。
 

ですが、活用するとより便利にトレロを運用できる機能が「Power-Ups」にたくさん登録されています。
 

ただし、無料版のトレロの場合は数ある「Power-Ups」の機能の中からひとつだけしか使うことができません。
 

「Power-Ups」の機能を複数使いたいのであれば、有料版のプランを検討するとよいでしょう。
 

「Card Repeater」について

「Card Repeater」は、繰り返し行うタスクを確実に処理するための機能として開発された「Power-Ups」です。
 

「Card Repeater」を有効化するとカードの編集登録画面に「繰り返し」という項目が追加されます。
 

トレロでのリピートタスクの作り方
 

1. 「Power-Ups」から「Card Repeader」を選択し、有効化する
2. 「リスト」に「カード」を追加する
3. 「カード」の編集画面で、「繰り返し」を選択する
4. リピートの頻度やタイミングを登録する
5. リピートのアイコンを確認する

 
このフローに従うと、任意のタイミングで、任意の位置に新しいカードがコピーされます。
 

まとめ

絶対に作業忘れを防ぎたいリピートタスク。
 

確実に対応するためには、便利なアプリケーションのトレロを活用しましょう。
 

リピートタスクをトレロに任せて、タスク忘れの心配から解放されたら、より創造的な仕事に集中できますよ。