ビジネスチャットの普及により、今ではコミュニケーションの手段がテキスト(文字)が基本になってきています。

テキストコミュニケーションでは、対面で会話をする時に比べて、より具体的に話をしなければ相手に伝わらず、うまくコミュニケーションが取れません。

それではせっかく会社のコミュニケーション手段をビジネスチャットにして、コミュニケーションが簡易化されたのに非効率な結果になってしまいます。

勿体無いですね。

そのため、今回はテキストコミュニケーションで情報共有、打ち合わせをする時に気をつけなければいけない５つの事について、お伝えしていきます。

テキストコミュニケーションが苦手な人は必ず、できていると思っている人も確認してみてください。意外と抜けていることがあり、会話をする相手は疑問を感じているかもしれませんので、チェックしてくださいね。

テキストコミュニケーションで大切な５つのこと

今回、お伝えする内容を要約すると「受け手に甘えない」ということになります。

受け手に甘えて、こちらが伝えることをほとんど知っている前提で話すとトラブルが起こります。

テキストで打つのが面倒だからといって、

「察してもらえるだろう」

「これでわかるだろう」

と、相手をこちらの都合の良いように解釈せず、伝えたい内容を具体的に伝えることが大切と思います。

それでは１つずつ説明していきます。

１、主語をつける

伝わる文章を書くためには、常に相手を意識しなけばいけません。

普段から仲良くしている人とテキストコミュニケーションを取ると、伝えるべき内容を簡略化してしまうことが増えてきます。

特に社内ですと、内容を簡略化しがちになりますので、誰に何を伝えるのかを意識していきましょう。

グループチャットで会話をしていると、常に同じ議題について話しているわけではありません。なので、途中で別の会話が始まっている場合、必ず主語をつけましょう。

「〜の件ですが、」と一言入れるだけで相手は理解しやすくなり、コミュニケーションのスピードが上がります。

２、相手に「なぜ？」と思わせない

コミュニケーションをする際に、相手に「なぜ？」と思わせると、相手が内容を理解するスピードが落ちます。

そのため、相手に何かを伝える時は、相手に「なぜ？」と思わせないように心がけることが大切です。

自分の言いたいことだけ言い放った文章よりも、結果だけでなく原因や理由も一緒に伝えることで相手に理解してもらえますので、意識していきましょう。

３、改行、句読点、を使う

ビジネスチャットで相手に情報を伝える時に、改行せずに長々と文章を書くと、とても読みにくくなり、解読が難しくなります。

改行すれば良いという問題ではありませんが、改行されていない長い文章は字面が悪くなりますので、非常に読みにくいです。

読み手のことを考えると、解読しにくい字面は相手に迷惑ですし、コミュニケーションのスピードが落ちて、プロジェクトの進行が遅くなりますので、気をつけましょう。

解読が難しくならないためにも、改行、句読点、をしっかり使っていきましょう。

４、専門用語は避ける

相手が自分と何かの同じ専門家ではない限り、専門用語を使うのは避けた方が良いでしょう。

１つの業界で長くいればいるほど、専門用語を使いがちになりますが、相手が理解できなければ意味はありません。業界や会社などのコミュニティーによって、同じ言葉でも意味が違う場合もあります。

例えば、１つの会社では「にぎる」という言葉を

= 成果報酬でいける

という意味で使っていますが、別の会社では

= 広告の出稿先を決められる

という意味で使っていることがあります。

もちろん、文脈によりある程度は理解できるかもしれませんが、考える時間が増えるのと、認識の違いがある可能性があります。そのため、専門用語の使用ができる限り避けた方が良いと言えます。

５、できる限り短く書く

相手に情報を伝えるために、文章が長くなってしまうことがありますが、短い方が情報が伝わりやすくなります。

文章を書いていると、無駄な要素を含んでしまい、１文が長くなってしまいますが、無駄なところを削除して、短くしていきましょう。

私が文章を書く時には以下のことを意識して短くしています。 (1)「。」を打てるところは打つ (2)１文で伝えることは１つだけ (3)長くても100文字以内にする

この意識を持ちながら文章を作成すると短くなりますので、意識してみてください。

テキストコミュニケーションで作業効率UPへ！

テキストによるコミュニケーションを上手く取れることにより、情報共有、会議がスムーズにできます。

ビジネスチャットを導入しているのであれば、必須の能力であれば、簡単に取得できる能力なので、今すぐにでも実践してみてください。