業務効率を上げるため、また人材不足やコスト削減への対策として企業が導入しているのがiPad無人受付システムです。
 

その中には無料で使用できる受付システムも。
 

今回は無料で利用できるiPad無人受付システムの特徴や、おすすめの製品などについてご説明いたします。
 

無料で使える！iPad無人受付システムとは

最近オフィスや店舗のエントランスなどで見かける、iPad無人受付システム。
 

これは従来の受付カウンターやレセプションに変わるものです。
 

来訪者にも導入する企業にも大きなメリットのある、iPad無人受付システムの特徴を見ていきましょう。
 

iPad無人受付システムの特徴とは

iPad無人受付システムとは、その名の通り受付業務を無人化するシステムのことです。
 

通常の企業の受付では、受付担当者があいさつして来訪者を迎えます。
 

その後、行き先を尋ねて内線電話で相手に連絡を取る形式が一般的。
 

この受付担当者の代わりに受付業務をこなしてくれるのが受付担当システム、というわけです。
 

その中でもiPadを用いたものが、iPad無人受付システムと呼ばれます。
 

受付を無人化に！iPad無人受付システムのメリット

iPad無人受付システムの導入にはさまざまなメリットが存在します。
 

まず、ハードウェアなどデバイスの費用を除けば、iPad無人受付システムは無料で始めることが可能。
 

受付システムを導入することによって、立派なロビーやカウンター、専属の受付スタッフも必要なくなります。
 

実際、企業の規模を問わず、多くの企業がiPad無人システムを採用するようになったのは、コスト削減や人材不足などの問題を解決するためです。
 

一方、来訪者にとってもシンプルかつ簡単な操作で入館でき、スマートに訪問ができるというメリットがあります。
 

さらに複数のデバイスでメッセージを受け取ることができるなど、レスポンス性の向上により、待たせる時間を劇的に短くすることが可能です。
 

iPad無人受付システムを導入したい方向け、無料orトライアルありのシステム6選

iPad無人受付システムは多数存在しています。
 

今回はその中から無料で利用可能、もしくは無料トライアル可能で、かつおすすめできるiPad無人受付システムを6つご紹介。
 

導入を考えている方は、比較検討に利用してください。
 

RECEPTIONIST

『RECEPTIONIST』は、iPadを利用したクラウド型の受付システムです。
 

特徴はSlackやChatwork、LINEWORKSなどを始めとしたさまざまなビジネスチャットに対応していることと、日程調整ツールが無料で使えることです。
 

自社で使用しているビジネスチャットをそのまま受付システムに導入できるのは大きなメリットです。
 

また受付コードを事前に発行することができます。
 

アポイントメントをあらかじめ取っている来訪者の場合、この受付コードをデバイスに入力するだけで担当者を呼び出せる、というわけです。
 

なおこの受付コードは1回のみ使用できる形が原則ですが、期間中ずっと使用できる形にも変更可能。
 

短いスパンで複数回来訪する場合にも便利です。
 

GoogleカレンダーやOffice365との連携が可能なのも強み。
 

アポイントメントの情報がこれらのアプリに登録されるだけでなく、会議室などの予約状況もチェックすることができます。
 

これによりスムーズな管理と応対ができるように。
 

なお、来客が来たことを知らせるメッセージはカスタム可能。
 

ユーモアのあるメッセージにすることで、社内の雰囲気を和ませることもできます。
 

また、日程調整に特化した日程調整ツール『調整アポ』と連携させることで、お客様との日程調整から当日の受付までシームレスに対応が可能となり、外部とのビジネスコミュニケーション向上に役立ちます。
 

The Receptionist

The Receptionistは海外のプロダクトです。RECEPTIONISTと名前が似ていますが、違う受付サービスです。
 

最大の特徴はカスタムボタンの豊富さ。
 

企業を訪れる人には営業目的、配送サービス、商談などの打ち合わせなど、いろいろな目的が存在します。
 

さまざまな目的があっても、ボタンが1つしかないのであれば、つないだ先の担当者に自分の目的を告げて、正しい担当者につないでもらうという手間が発生します。
 

The Receptionistでは質問を設定することができ、ボタンで回答することで適切な担当者にアクセスできるような仕組みが制作可能。
 

これにより、来訪者の手間を大幅に削減することができます。
 

またActive Directoryとも連携可能。
 

自動的に担当者の連絡先がアップデートされ、常に正しい担当者につながる状態を保持することができます。
 

セキュリティ面では避難リストが特徴的。
 

有事の際に企業にチェックインしている全来訪者を確認できるだけでなく、その人が安全な状態になったかどうかもチェックすることができます。
 

The Receptionistも有料ツールですが、こちらは14日間の無料トライアルが可能です。
 

Envoy

EnvoyはPinterestや楽天のオフィスで導入されている自動受付システムです。
 

セキュリティの高さで人気を博していますが、Envoyがつくられたアメリカでは、受付に常に人がいるため、無人受付システムではなく、受付に人がいる前提でつくられています。
 

不審な来訪者が企業を訪れた際にはインスタント通知が流れ、全担当者が認識可能です。
 

もちろんそのような訪問者からのアクセスを拒否し、入社させないようにすることもできます。
 

また来訪者のアサインに関してはログが残るため、誰がいつ来たか一目瞭然。
 

現在どこにいるのか、誰と会おうとしているのかもリアルタイムで補足できます。
 

プランによっては来訪者に法的文書への署名を自動受付システムで要求可能。
 

連携もslackやgoogleハングアウト、dropboxなど多数のアプリで叶います。
 

Envoyは無料で運用可能です、ただし無料版はかなりの機能制限がかかっている点に注意してください。
 

MOT/Phone受付システム

MOT/Phone受付システムはビジネスフォンの総合サービスであるMOTが手掛ける受付システムです。
 

こちらの特徴はシンプルでスタイリッシュなこと。
 

操作画面がすっきりしていて、表示されるツリーに従って担当者をセレクトする形です。
 

通話は内線を利用、各担当者のスマートフォンに直接つながります。
 

このために新しくビジネスフォンを導入する必要はなく、無料で提供されている専用アプリをダウンロードするだけですぐに内線機能を使用可能。
 

スクリーンセーバーを設定したり、背景画像も変更したりすることができ、企業イメージの向上に役立ちます。
 

また、元がビジネスフォンを手掛けている企業のため、通話品質が非常に高いです。
 

クリアな音声でやり取りできることは、来訪者のストレス軽減に効果的。
 

なおMOT/Phone受付システムそのものは無料ですが、機器のリースにより代金がかかる場合があります。
 

また通話料もかかるので、その点には注意が必要です。
 

Welpad

Welpadは受付ロボットWelboで有名な株式会社ウェルボがリリースしているiPad受付システムです。
 

プリンターが必要ですが、入館証を自動で発行する機能が搭載されています。
 

この自動発行機能ですが、なんとQRコードも発行可能。
 

最近増えている、QRコード対応のセキュリティーゲートを導入している企業でも問題なく利用できます。
 

印刷内容は自由に決められるので、ちょっとしたコメントも足せますよ。
 

入退館管理も自動的に行われるので、誰がいつ入っていつ出たかを一目で確認・管理可能。
 

ブラウでのチェック、CSVへの出力も簡単にできるので、企業に合った形で入退館の管理が叶います。
 

連携先も豊富。
 

slack・chatwork・workplace・LINEWORKSなどの主要ビジネスチャット、googleカレンダーやoffice365などと連携可能。
 

またアコール株式会社との共同開発により内線電話機能も拡充。
 

従来の内線電話による取次にも対応しています。
 

Welpadは30日間のトライアルが可能。
 

すべてのプランでトライアルができるので、自社の規模に合わせてプランをセレクトし、お試ししてみるとよいでしょう。
 

ReClip（れくりっぷ）

ReClip（れくりっぷ）はセナネットワークスが提供する受付システムです。
 

最大の特徴はiPadがあればすぐ運用可能なお手軽さ。
 

会社にあるiPadにアプリをダウンロードし、簡単な申し込みを行うだけですぐに使えます。
 

来訪者はiPad上に手書きで情報を記載し、担当者にアクセスする形です。そのため設問を用意する手間がかからないのもメリット。
 

来訪目的や対応した担当者などのデータはすべて管理用PCで確認可能。
 

ビジネスチャットとの連携もできるなど、お手軽さに反比例して機能が充実しています。
 

なお、アプリをダウンロードすれば複数台のiPadでも運用可能。フロアごとに設置して、より細かく案内を行うことだってできます。
 

利用料金は無料、ただし無料プランの場合データの保存期間が2週間に制限され、入退室情報をダウンロードすることができません。
 

ただしこれらが解除された有料プランでも月500円と非常にリーズナブルです。
 

自社にぴったり！と思える無料のiPad無人受付システムを選ぶポイント

ここまで6つのiPad受付システムを紹介しました。
 

これらはいずれも無料で運用可能、もしくは無料トライアルが可能です。
 

実際にトライアルすることが自社に適したiPad受付システムを選ぶ最大のコツではありますが、中にはトライアルのない受付システムもございます。
 

その場合、どのようなポイントに着目すればよいのでしょうか。
 

企業規模や業種から選ぶ

受付システムの多くは規模によってその料金が異なります。
 

自社の規模が何人程度か把握しておくことで、適切なプランをセレクト可能です。
 

また業種によっては実際の社員規模と受付対応の業務量がリンクしない場合もあります。
 

業種も含めて、自社にとってどれだけの規模に対応できる受付システムがあればよいのか、きちんと精査しましょう。
 

機能から選び効率アップを目指す

機能は当然注目ポイントです。
 

ただし多機能＝有用、ではありません。
 

大切なのは自社にとって必要な機能がどれだけ搭載されているかです。
 

自社で欲しいと思える機能をきちんとカバーしてくれる受付システムを選びましょう。
 

無料アプリでもiPad無人受付システムは慎重に選択すべき理由

受付は企業の顔です。
 

豪華なレセプションや受付カウンターがなくても、会社の品位を下げることにはなりませんが、対応が悪すぎると顧客離れに繋がることはありえます。
 

人気のある受付システムだとしても、企業のカラーにまったく合わないと思わせるような受付システムは採用を控えることがおすすめです。
 

最善と思えるシステムの導入を検討してみましょう。
 

まとめ

iPad無人受付システムは企業の業務効率化に今や不可欠のツールです。
 

より効果的に受付システムを利用するには、自社のニーズに合うかどうかを考えることが一番のポイント。
 

自社に合った受付システムを導入し、業務効率化を図りましょう。