エンジニアの採用に苦戦していませんか？魅力的な職場環境を整えるにあたり、エンジニアが嫌がる非効率な作業は減らしたいものです。今回はエンジニアが非効率と感じる作業を具体的に説明します。また、作業の効率化は会社の業務改善にもつながります。業務改善のヒントも説明しますので、ぜひ会社の業務改善にもお役立てください。

会議にまつわる非効率な作業4つ

会議はどのような仕事でもつきものです。効率の良い会議をするためには資料や知識をフル稼働してかける時間とゴールをはっきり定め、結果を出すべく努力していかなけばなりません。

しかし、残念ながら世の中では、今日も非効率な会議が多く開かれています。エンジニアが「非効率だ」と思っている会議はどんなものがあるのかを順番に確認していきましょう。

人のそろっていない朝礼

ITエンジニアが働く職場では、フレックス勤務や前日深夜残業で朝一番に出社していない人も多くいます。休んでいる人が多くあまり人がそろっていないのに毎日朝礼をするのは無駄じゃないのか、とエンジニアは内心思っているかもしれません。

朝礼を続ける側には、朝一に連絡するべきことを一斉に伝えられるからメリットがある、という人もいます。確かに顔を合わせて毎日認識合わせをしていれば、誤解を少なくすることはできます。ただ、そのために毎朝一番頭が働く時間の内30分ないしは1時間を参加者全員が朝礼で消費しているのは非効率である、と感じるエンジニアは多いでしょう。

非効率な朝礼を解決する1つの方法として、ビジネスチャットの利用があります。例えばSlack（スラック）というビジネスチャットを使って、部署ごとに適切に作成された連絡用のチャンネルを作り、そこに連絡事項を流しておけば後から見返す必要もなく便利です。

単に報告するだけ聞くだけなのに全員集める進捗会議

毎日担当者全員を呼んで30分ぐらい行う進捗報告会議。報告の場で問題があればその場でやり取りできて情報共有も可能、と好む管理者も多くいます。

しかしここでよくあるパターンが、進捗に問題のある人に話が集中して、他の人が手持ち無沙汰な時間を過ごすことになること。このとき手が止まっている人たちは、たいてい優秀な人です。（進捗に問題がないのですから）

もっとひどい場合は、管理者の聞きたいことだけを聞いて、展開するべき情報が共有されないことがあります。また管理者は忙しいため、忘れるということも起こりえます。

この問題に対しても、ビジネスチャットで進捗管理をすれば効率化できます。メインの作業に関しては、毎日帰る直前に進捗管理表にその日の進捗を入れるように運用。突発的な作業に関してはタスク管理ツールを使って、今誰が作業を握っているかを明確化します。

Slackなら、タスク管理ツールTrelloと相性が良いため、これをうまく使うと良いでしょう。Trelloではタスクを可視化して、今誰が担当になっているのかを表示します。担当者は自分の作業が終わったらそのタスクを次の担当者に回します。そうすると管理者から見た際どこまで進んでいるのかがすぐ把握でき、聞きまわる必要がなくなります。

脱線して雑談になりゴールを見失う

ITエンジニアが働く現場に限らず、どこでもよくあるパターンが、脱線して会議のゴールを見失うことです。これはゴール設定がしっかりしていないのが原因です。また、雑談をしている人が役職的に上位だったりクライアントだったりすると、誰もその話を止めることができない、ということも起こりえます。

この場合は、司会進行役が上手に仕切るしかありません。ただ、そもそも会議を開かずビジネスチャットで済ませられるなら、それが一番です。たとえ誰かが雑談をしていても、その時間拘束されているわけではないので、自分の仕事が進められます。

1時間の会議のために遠隔地から出張

会議のために、遠隔地からいちいち出張するのは交通費と時間の無駄です。初顔合わせ以外は、できる限りテレビ会議やビジネスチャットを使って会議を進めましょう。もちろん、直接顔を合わせて話し合った方が良い場合もたくさんあります。そこは臨機応変に対応できるようにしておきたいところです。

ビジネスチャットが会議のベースという状態が定着すると、育児や介護が必要な人の在宅勤務が可能な環境が整う点も大きなメリットです。ここ最近では、介護で会社を辞める男性社員が増えています。在宅勤務が可能になれば、育児や介護など、ずっと職場にはいられないけど自宅でなら作業時間が確保できるというエンジニアにとって、長く働き続けられる魅力的な会社になるでしょう。

無駄と分かっているのにするしかない作業4つ

エンジニアなら、少し手間のかかる計算やデータの集計なども簡単にこなします。しかし、アナログな会社ではそのあたりもすべて手計算で、やる前から「無駄な時間を浪費するだけ」と分かっている…そんな無駄な作業も存在します。

無駄な作業の中にも、ビジネスチャットをうまく使えばなくせたり短縮できたりするものがあります。ここからは無駄な作業にはどのようなものがあるのかを紹介しましょう。

ツールで自動化できるのに手作業のデータ入力

エンジニアなら、単純な入力作業や膨大な数の集計作業も、少しプログラミングしてツールを作り、それを動かせば簡単に終わることを知っています。

実際に聞いた話では、Excelマクロの知識があるエンジニアの女性が、Excelマクロで自動化した結果、2人がかりで丸1日かかっていた仕事があっという間に終わるようになったというケースもあります。

手作業には時間がかかるというデメリットだけでなく、ミスが発生する懸念もあります。会社の事務手続きに関することなど、自動化できるものは自動化しましょう。そうすることでエンジニアが「非効率だ」と感じる作業が減少し、劇的な業務効率化が得られる場合もあります。

他部署との連絡がメールベースで時間がかかる

総務への提出書類など事務的な手続きや連絡をメールベースで行っていると、かなり時間がかかってしまうときがありませんか？エンジニアにとっては他人のフォローをして回る必要がある作業も、非効率だと感じてしまいがちです。

時にはメールの展開漏れが発生して止まることもあり、待っている側からすると気が気ではありません。このような場合も、ビジネスチャットの出番です。

ビジネスチャットのタスク機能やタスク管理ツールのTrelloが全社的に使えるようになっていれば、誰にタスクが回ってきているかを可視化でき、見落としが少なくなります。また、誰で作業が止まっているのかも明確になりますので、電話などのフォローもしやすくなります。

承認で複数部署に書類を回す時

紙の書類を回し、承認を貰う必要がある作業の際、出張の多い人が承認経路に何人かいると全員分の承認を貰うまでに大変苦労します。ワークフローシステムを使っても、承認者への連絡はメールとなるため、相手先が見落としていて結局電話で地道にフォローをかけるということもでてきます。

このようなケースも、ビジネスチャットのタスク機能やTrelloを使うことによって、ずいぶんと楽になります。ビジネスチャットを日常的に使っていると、自分あてへのメッセージもすぐ目に留まりますので、メールに比べて相手の反応が早くなる可能性が高いです。

ここまでしてもフォローが必要な人もいますので一概には言えませんが、承認依頼に関してはかなり効率が良くなるのではないでしょうか。

誰も見ない力作の資料（しかも紙）

エンジニアだけではないかもしれませんが、作ってもだれもほとんど目を通さないだろう、ということが事前に分かっているのに資料を作らざるを得ない…。この場合も、エンジニアにとっては非効率で苦痛な作業となります。

例えば、テストのエビデンスを取れと言われて採取した膨大な画面のハードコピーや、ソースのコンペア結果などがあげられます。これらの資料はどうしても大量になりがちですが、すべてを人間の目で検査することは不可能です。このような資料は、できる限り簡略化する方向で検討して、クライアントとよりよい納品形態について調整できるようにしましょう。

時間はお金のはずではと感じる瞬間2つ

時間の浪費にスポットを当てた非効率な作業を説明します。現場の努力で改善するだけではなく、会社としてサポートできることもあるので、その部分を特に紹介しましょう。

無駄な待機時間（スケジューリング問題）

顧客の業務システムを開発しているエンジニアやインフラエンジニアにはおなじみの本番稼働前待機。社会のライフラインを担うような大型システムともなると、24時間体制での監視が2交替で続けられるなど、厳戒態勢が取られます。

待機時間は、何もトラブルがなければ割合暇な時間ですが、必要があってのことなので、エンジニアも比較的割り切っている人が多いのではないでしょうか。

一方、非効率だと感じる待機時間は、他人の作業が遅れてなかなか終わらず暇になる、というパターンです。このような無駄な待ち時間が発生する場合、スケジューリングに問題があることが少なくありません。

このような時は、スケジューリングの質を向上して、できる限り無駄な時間を作らない工夫が必要です。会社としてできる施策は、社員に対しスケジューリングについての教育に力を入れることでしょう。

付き合い残業で今日も帰りが遅い

これはシステム開発の現場に限らずよく見かける光景ですが、本来はもう帰れるはずなのに上司が帰ってくれなかったり、雑談に付き合わされたりして遅くなるパターンがあります。また、上司が残業をしている人を評価する傾向があれば、その部署は全体的になかなか帰宅できない雰囲気になるでしょう。

会社の施策としては、仕事をしている時間ではなく成果で評価するようにするとよいでしょう。また、スケジューリングを徹底して1日の作業を8時間分に納めるように指導をしていき、残業をせずに仕事をきちんと終わらせている人が評価されるよう、考え方を変えていく必要があります。

番外編：集中力が途切れるからやめて！と思う瞬間

番外編として、エンジニアならだれでも「やめて！」と思う瞬間をもたらす電話対応について紹介します。

内線電話の対応

エンジニアにとって、内線電話ほど厄介なものはありません。こちらの状態に関係なくかかってきて、集中して作業に取り組んでいる時に呼び出し音がなるだけで集中力が途切れてしまう厄介者です。そんな時は、対応する時間さえもったいないと感じるエンジニアは多いのではないでしょうか。

ビジネスチャットなら、作業の合間に自分のペースで内容をチェックして返信できるので、エンジニアのストレス軽減に最適です。忙しい時期で質問に回答できない状態のときは、状態を知らせる設定や自動応答する設定などにしておくことで、「この日は質問回答にわずらわされたくない」というように自分を守ることもできます。

まとめ

エンジニアが非効率だと感じる会社の作業を10例紹介しました。どの作業も、エンジニアにとっては非効率と感じてしまう作業です。すぐにはなくせないものもありますが、できる部分から改善していきましょう。ビジネスチャットが改善に役立つ場面もありますので、使えるツールは積極的に使うようにして、会社自体の業務効率化も進めてください。