アンケートをはじめとして、意見の取りまとめが必要になることはビジネスシーンではよくあること。
 

可能ならば手間をかけず、効率よく情報を収集したいですよね。
 

この記事では、意見のとりまとめなどが必要な際に、Google Formsがとても便利に使えることをまとめています。
 

Google Formsはアンケートや意見のとりまとめに便利

アンケートを取ったり、意見の取りまとめをしたりするのに便利な「Google Forms」とは、どのようなツールなのでしょうか。
 

Google Formsとは

「Google Forms」とは、Googleが提供しているサービスの1つ。
 

簡単に言えば、指定したURL先でアンケートを実施・集計できるサービスです。
 

質問は、複数のページにわたって設置することもできます。回答の形式もとても自由に設定可能。
 

文章形式、数値記入形式、選択肢の中から1つもしくは複数をチョイスするなど、さまざまな形を取ることができます。
 

さらにファイルをアップロードしてもらう形で回答とする設問や、マトリクスグリッドで1つの設問に複数のサブ項目を設定して細かく質問する、なんてことも。
 

Google Formsの使用例

このように多彩な方法で回答を得られるようになっているGoogle Forms。
 

いろんな用途の回答を得たいときに利用することで、簡単に情報をとりまとめることが可能です。
 

例えば会社の中で、スタッフの意見を取りまとめたいときや、クライアントにアンケートを出したいときなどに有用。
 

プライベートでも、友だちといつ集まって何をするかといった内容を、Google Formsを1回送信するだけで事細かに決めてしまうことが可能です。
 

たとえば、社内の意見をとりまとめる際は各人に相談し、そこで得たさまざまな意見を取りまとめなければなりません。
 

仮にメールで意見を募ったとしても、回答がそれぞれ異なるフォーマットで送られてくるため、取りまとめて一覧にするのは大変な作業になりがち。
 

しかしGoogle Formsがあれば、関係者に回答用のリンクをメーリングリストやその他のコミュニケーションツールで送付してしまえばOK。
 

得られた回答は自動的にGoogleスプレッドシートにまとめられていくので、手間がかかりません。
 

別の例として、結婚式の2次会に対する出欠についてのアンケートを取りたいというシーンを取り上げましょう。
 

これまでの主流は郵便によるアナウンスで、添付した返信はがきが送られてくるのを待つという方法でした。
 

しかしこれもGoogle Formsを使用することによって簡略化が可能。
 

招待状にQRコードなどで、Google Formsへのリンクを送ればOKです。
 

あとは先ほど同様待っていれば、回答結果が自動的にGoogleスプレッドシートに蓄積されていきます。
 

切手代も返信待ちの時間も大幅にカット可能、非常に効率的です。
 

Google Formsを使って社内の意見とりまとめをする

忘年会や新年会、歓迎会や送別会など、メインの業務とは違ったところで社内の意見を集約しなければならないケースは少なからずあるでしょう。
 

ただ、業務で忙しい中、スタッフの集中をさえぎってまで意見を聞きに行くのは避けたいところです。
 

こういったケースが発生した際は、Google Formsを使ってみましょう。
 

まず、Google Formsをブラウザで開いて「新しいフォームを作成」の中から「イベント参加申込書」というテンプレートを選択します。
 

申込書の冒頭にすでに例文として開催日時や開催場所、または、緊急連絡先などが記載されているので、そこを書き換えて情報を埋めていきましょう。
 

テンプレートでは、参加できる日を選んでもらうようになっています。
 

イベント開催日の候補があるならチェックボックス方式にして、参加できる複数の候補を選択してもらえるようにしておきましょう。
 

どういうお店に行きたいかということもアンケート項目に含めることが可能です。参加費の承認についての設問も加えておくと、トラブル防止に役立ちます。
 

フォームが完成したら、フォームを送る方法を選択しましょう。
 

今回の場合は社内全員への連絡なので、メーリングリストがあるならば「メール」のアイコンを選択してください。
 

他の方法でリンクを送りたいのであれば「リンク」を選択し、表示されるリンクをコピーしましょう。
 

集計は、Googleスプレッドシートで自動的になされます。
 

大多数の人たちが参加できるのはいつか、どんなお店に行きたいかがひと目で分かり、とりまとめがとても簡単にできることを実感できるでしょう。
 

Google Formsを使って結婚式の2次会のアンケートをする

結婚式のアンケートについてもGoogle Formsで行うのであれば、出欠を取るだけでなく、その後に活用できる情報も取得できるようにしておくとよいでしょう。
 

また、結婚式という一生に一度しかない晴れ舞台の招待状ですから、フォームのデザインにも気をつかいたいところ。
 

Google Formsは設問を作る以外にも、文章を挿入したり、画像を配置したりすることも可能。
 

自由に招待状のデザインを構成することができますよ。
 

テンプレートからフォームを選ぶなら、「パーティーへのご招待」を使うとよいでしょう。
 

フォームの冒頭に、印刷した招待状と同じテイストの写真やイラストを配置すれば、より結婚式の招待状といった感じに。
 

アンケートで尋ねたい設問として必須である、名前を記入してもらう欄と出欠について選択してもらう欄も忘れずに設定しましょう。
 

さらに、2次会が終わってから、全員にお礼状を出す際に役立てられるよう、住所を記載してもらう欄を設けておくとよいでしょう。
 

Google Formsを活用することによって、スマートに招待しながら、必要な情報を集めることが可能になるのです。
 

まとめ

ビジネスでもプライベートでも、Google Formsを活用して役立てることができます。
 

これまで意見をとりまとめる際の方法に困っていたという方は、今からでもぜひ使い始めてみてください。
 

とりまとめの作業は、単純でありながらとても時間を取られてしまうものですが、Google Formsを活用すれば短縮可能。
 

浮いた時間で、よりクリエイティブに仕事やプライベートを楽しめるようになるでしょう。