仕事をもっと効率的に進められて”使える”スケジュール管理媒体やクラウドサービスがないだろうか、と考えているビジネスパーソンは少なくないでしょう。
 

ビジネス向けではいろいろなサービスがありますが、身近かつ無料で使えるおすすめのツールがあります。
 

それが、Googleカレンダーです。
 

Googleカレンダーがビジネスで使いやすい理由

無料であるゆえに、「便利」「活用できる」という認識がそこまで高くないGoogleカレンダー。
 

実はビジネスの場面において非常に優秀で、ビジネスパーソンをしっかりサポートしてくれるサービスです。
 

Googleカレンダーはシンプルで使いやすい

Googleカレンダーの魅力の1つが、シンプルで見やすいというところです。
 

誰もが直感的に使えるデザインで、初めて見た人でも迷いません。
 

色使いも見やすく目が疲れない、チカチカしない、文字が読みやすいという「ちょっとした点」も十分評価に値します。
 

パソコンはもちろんスマホでも使いやすく、それぞれのデバイスで連携も可能です。
 

GoogleカレンダーはGmailに通知を飛ばせる

Googleカレンダーは自分のGmailアカウントに紐づけて使用します。
 

そのため、Googleカレンダーに入力する予定のリマインドを、自分のGmailに自動でメール送信することが可能です。
 

これはデフォルトで設定されていて、予定の30分前になると自動でお知らせメールが飛ぶようになっています。
 

もちろん予定を編集して、通知メールを送るのか送らないのか、送るとしたら何分前に送るのかという設定変更もOK。
 

Googleカレンダーの通知機能が便利

お知らせメールだけでなくプッシュ通知が使える点も優秀。
 

プッシュ通知が出ることでうっかりを避けられるので、ぜひ利用したい機能です。
 

また業務でSlackを使っている人は、GoogleカレンダーとSlackを連携させると、Slackにも通知を飛ばせます。
 

業務中Slackを常に立ち上げているのであれば、連携は必須です。
 

ビジネスで活用するGoogleカレンダー、最初にやっておくべきこと

ビジネスでGoogleカレンダーを使う場合、最初の時点で「自分にとって使いやすい設定」をしておくとその後の使いやすさが格段に向上。
 

そこで、多くのビジネスパーソンにとって設定しておくと良いであろう「最初の設定」をご紹介します。
 

深夜・早朝の時間帯を非表示にする

Googleカレンダーはデフォルトで24時間表示になっています。
 

しかし、深夜や早朝など、ビジネスタイム以外に予定が入ることはあまりないでしょう。
 

そのため、業務をしない時間帯を表示させない設定にすると、全体がスッキリして見やすくなります。
 

デフォルトの時間枠を変更する

初期ではスケジュール入力の時間枠が60分設定です。
 

そのため、新しいスケジュールを入力しようとすると自動的に60分後がスケジュール終了時刻として表示されます。
 

1時間単位のスケジュールが多い人はそれで良いのですが、30分単位の会議や面談が多い、15分単位でスケジュールを入れたいという人もいるでしょう。
 

スケジュールの時間枠は好きなように変更できますので、自分にとって都合が良い時間枠に設定しておくと使いやすくなりますよ。
 

スケジュールを共有したい相手を設定

Googleカレンダーは入力したスケジュールを共有し、他の人からも自分のスケジュールを見られるように設定できます。
 

外回りが多い営業職などの場合、上司やチームメンバーなどにスケジュールを共有しておくと、不在時の対応も安心して任せられるのではないでしょうか。
 

スケジュールの内容によっては、取引先などとも共有しておくことでプロジェクトが進めやすくなるかもしれません。
 

世界時計の設定

あまり知られていないかもしれませんが、Googleカレンダーでは世界時計の設定もできます。
 

自分がいる日本のタイムゾーンだけでなく、ニューヨークやロンドンなど、都市を指定して時計をチェックできるのです。
 

海外の顧客とやり取りが多い場合は、世界時計を設定しておくと、相手の時間も見えるので便利。
 

相手の時間に合わせて電話をしたり、メールを送ったりできるのでおすすめです。
 

会議や定例の勉強会など、決まっている予定を入力

定例会議や勉強会など、決まった曜日やタイミングで必ず入る予定というのもあるでしょう。
 

そういった繰り返しの予定は、Googleカレンダーで「繰り返し設定」にしておくと自動で繰り返してくれるので簡単かつ安心です。
 

祝日や予定の変更で日時が変わったら、その都度、手動で変更をかけることもできます。
 

Googleカレンダーはこんなに便利！営業で欠かせない機能

Googleカレンダーの使いやすさ、魅力を特に実感できるのが、外回りが多い営業職でしょう。
 

営業で役立つ、使い勝手の良い機能がたくさんあります。
 

訪問先の住所を入力、Googleマップで道案内

Googleカレンダーに入れる予定には、その予定が行われる住所も入力できます。
 

カレンダーに入力した住所はGoogleマップに自動で連携。
 

カレンダー上やお知らせの住所をタップするとGoogleマップが起動、現在地からその場所までの経路が表示されます。
 

初めて訪れる先でも道に迷うリスクが軽減されるだけでなく、どのくらいの時間で到着できるかも判別可能。
 

「いろいろな場所に行くことが多い」という営業職には頼れる機能です。
 

訪問先の担当者名や電話番号もカレンダー上で管理

Googleカレンダーにはメモ欄があり、自由に文章を入力できます。
 

スケジュール入力時に訪問先の情報も合わせて入力しておけば、訪問前に相手の名刺を探したり、メールを開いて確認したりという手間が省けます。
 

また、スケジュールにはファイルも添付できますので、相手先の名刺を撮影した画像や、参考となる資料などを添付しておくと確認も楽です。
 

マルチデバイス管理

Googleカレンダーの優れている点として外せないのが、マルチデバイスで管理できるという点です。
 

会社のPC、モバイルPC、会社のスマホ、個人のスマホ、タブレットなど対象のGoogleアカウントでログインしていれば複数のデバイスで管理できます。
 

出先や移動中でも、簡単にスケジュール確認や変更、追記、新規入力が可能です。
 

まとめ

Googleアカウントでログインすれば複数のデバイスから予定が確認でき、管理できるという点だけでも、Googleカレンダーは非常に優秀です。
 

さらにマップやSlackと連携できる、世界時計を表示できる、資料の添付もできるなど、ビジネスパーソン（特に営業職）が必要とする機能が不足なく詰め込まれています。
 

こんなに使い勝手が良いのに無料というのもうれしいポイントです。
 

便利なスケジュール管理ツールを探している人は、ぜひ一度Googoleカレンダーをお試しください。