Evernoteはプライベートでもビジネスでも使えるクラウドサービスですが、チームワーク業務の多い企業では「Evernote Business」がおすすめです。
 

数多くの企業が導入していますが、ここでは具体的な導入例を取り上げて「Evernote Business」の活用法をご紹介しましょう。
 

会社と個人のデータ（情報）を連携・活用できた

「株式会社ウイズダムバンク」の導入事例

「株式会社ウイズダムバンク」は静岡を中心にITや経営コンサルティング業務を展開し、地域に根ざした活動を行っている企業です。
 

主にNPOを対象に社会貢献・経営・テクノロジーなどに関するノウハウを提供しています。
 

同社ではもともと個人レベルではEvernote、顧客データなど会社で扱う情報はSalesforceという営業支援ツール、といった感じで使い分けをしていました。
 

各事業のプロジェクトではスタッフがペアで担当することになっており、情報の共有化が必要だったのです。
 

Evernoteでは特定の個人としか共有できず、プロジェクト関連データの一元化ができませんでした。
 

またSalesforceの顧客データをEvernoteの情報と関連づけて有効活用することもできなかったのです。
 

これらの不満を解消したのが「Evernote Business」でした。導入のきっかけになったのがSalesforceとの紐づけが可能になったことです。
 

これによってプロジェクト単位で業務プロセスと関連資料データの一元化が実現しました。
 

どのような資料からヒントが生まれるかわからないので、同社ではBusinessに何でも取り込んでいます。
 

そのような形ですが、データ容量が20GBと大きい上に、各スタッフに毎月2GBが提供されるため余裕で情報収集と管理が可能です。
 

多様なデータ形式を一元管理できた

「能美防災株式会社」の導入事例

能美防災株式会社は企画・開発・製造・設計・施工・メンテナンスまで手がける総合防災設備メーカーです。
 

同社の最も重要な業務の1つが特許管理業務。これによって技術の優位性とビジネスの利益を守っています。
 

しかし、同社では早くから特許事業のシステム化を進めてきましたが、情報の横断的な検索ができなかったのです。
 

似たような文書が複数保管されていることも多く、社内の複数の箇所にデータが散在している状況が原因でした。
 

これを解消できたのが「Evernote Business」の導入です。きっかけとなったのがトータルコストの良さ。
 

従来のようなサーバー･ソリューションの導入では、初期費用と運用コストが非常にかかってしまいます。
 

しかしBusinessなら1ユーザーにつき月1,100円で運用可能です。
 

また、特許関連の資料にはテキスト・音声・画像など様々なデータがありますが、Businessならどのようなデータでも一元管理できます。
 

開発者との打ち合わせのメモや録音、試作品の写真なども全てBusinessで集約できるので、社内でのデータ活用がやりやすくなりました。
 

最近はスマートフォンやタブレットなどの利用も増えており、Businessはそれらのプラットフォームへも対応しているので、ますます業務の効率化に貢献しています。
 

スキルやノウハウの共有でコミュニケーションが活性化した

「品川女子学院」の導入事例

教育分野でも「Evernote Business」は導入されています。
 

「品川女子学院」は社会に貢献できる女性の育成をめざす私立中高一貫校です。
 

同校では教育方針として早くからIT教育が行われており、タブレット1人1台時代の到来を見越してEvernoteを導入しました。
 

当初は先生と生徒の間で共有ノートブックを立ち上げ、連絡事項の伝達に使用。
 

その後、生徒同士が利用するクラス共有ノートブック、生徒会役員の共有ノートブックなど活用法が広がっていきます。
 

活用法の拡大と共に導入されたのが「Evernote Business」です。
 

初めは10名の先生がアカウントを取得しましたが、半年後には高校2年生全員への導入が決定されました。
 

現在は200名の生徒が様々な活用法にトライしています。Businessの導入によって先生と生徒のコミュニケーションが活性化しました。
 

教員同士の情報共有も可能になり、資料印刷の手間が省け、事務処理の負担が減るなどの効果が出ています。
 

また動画コンテンツによる教科解説など、生徒が自主的に学習できる環境が実現しました。
 

今後注目すべき点は、ベテラン教員の指導ノウハウやアドバイスなどをBusinessを通じて共有、若手教員のスキルアップにつなげるなどの活用法です。
 

これによって学校全体の指導力向上が実現できるでしょう。
 

顧客情報の活用とスタッフの負担軽減ができた

「宮脇合同会計事務所」の導入事例

「宮脇合同会計事務所」は和歌山県和歌山市を中心に、コンサルティングやアドバイスによる地域企業の会計業務を手がけています。
 

かつては紙の書類による情報の共有・保存を行っていましたが、忙しい日常業務の中では、多くの書類作成や保存の負担がとても大きかったのです。
 

また、スタッフの間で情報の共有ができないため、顧客への対応もスムーズにいかないことが。
 

さらに、同じ情報を別々のスタッフが調べるといった無駄な作業も発生しました。このような顧客情報共有の必要性が、「Evernote Business」導入のきっかけに。
 

Businessはベーシックと違って有料ですが、スタッフ間の情報の共有と一元化ができます。
 

同事務所はBusiness導入により、顧客情報をスタッフ全員が共有できるようになったのです。
 

結果スタッフの負担が軽減され、業務効率の向上とミスの防止にも寄与しました。
 

また、同事務所ではBusinessのワークチャット機能で意思決定がスピーディーに行われています。
 

1つのテーマについてチャット（会話）しながら共同作業ができることから、会議にかかる時間を削減できたのです。
 

さらに会計事務所ならではの利用法として、検索機能の活用があります。
 

何らかの事例について知りたい場合、過去の書類から全文検索すれば直ちに必要な情報を見ることができるのです。
 

会計事務所にとって過去の情報は財産ですが、Businessの検索機能によってそれを活用できるようになりました。
 

まとめ

「Evernote Business」を導入して業務の効率化を実現している企業を4つ紹介しました。
 

多かったのが個人レベルで、すでにEvernoteを使っていたケースです。それがBusinessの導入につながっています。
 

取り上げた企業の事例を参考にして、Business導入をぜひ検討してみてください。