クラウドを導入している企業が増えています。ビジネスマンにとってクラウドを導入するメリットとは何でしょうか？
 

この記事ではビジネスマンが知っておくべきクラウドサービスの基本、導入のメリット、選び方についてわかりやすく説明します。
 

導入検討中の企業担当者や関心のあるビジネスマンは参考にしてください。
 

知っておきたいクラウドサービスの基本

クラウドの仕組みについて

クラウドとは、ユーザーがインターネットを通じてソフトウェアを利用したりデータを保存したりするサービスで、ファイルを共有することができます。
 

通常はパソコンにソフトをインストールしたりHDDにデータを保存したりしますが、クラウドサービスを利用すればそれらの作業が不要になります。
 

クラウドが利用できる環境とは

「クラウド＝雲」という英単語で、正式名称は「クラウド・コンピューティング」といいます。
 

そして、「雲」という名の通り、自宅であろうと外出先であろうと、インターネットに接続できる環境であれば、どこでも何時でも自由にアクセスできます。
 

パソコンだけでなくスマホやタブレット、スマートウォッチなど、インターネットなどにアクセスできる媒体からならすべてアクセス可能です。
 

クラウドを導入するコスト　

クラウドの魅力は低コストで導入できることです。
 

ソフトの購入費やサーバーの維持管理費が不要で、ユーザーの利用に応じて費用が発生する従量課金制となっています。
 

数多くのクラウドサービスがありますが、各サービスによって料金はさまざまです。
 

例えば月額利用料が500円もあれば1万円もありますし、1ユーザーごとに1,000円の利用料が必要なところもあれば無料というサービスもあります。
 

導入の初期費用がかからないのも、コスト重視の企業にとっては大きなポイントでしょう。
 

ビジネスマンがクラウドを活用する4つのメリット

1.どこからでもサービスを利用できる

クラウドの最大のメリットは、インターネット環境さえあればいつでも、どこでも利用できる点でしょう。
 

例えば営業マンが外回り先で急に資料が必要になった時、スマホやタブレットでクラウドに接続すればその場で資料をダウンロードできます。
 

出張先からでも必要な資料やデータを見たりダウンロードしたりすることが可能です。活動的なビジネスマンにとってクラウドほどメリットのあるサービスはなかなかありません。
 

また時間的な制約もないので、資料やデータが欲しい時にいつでもそれらを活用できます。
 

実際にクラウドサービスの導入によって、働き方も変化しているのです。
 

例えばテレワークですが、インターネット環境さえあれば常に会社と家がつながるので、育児や介護をしながら家庭で仕事ができるようになります。
 

2.「同期」できるから端末を選ばず使える

クラウドを導入すれば資料やデータを一元管理（共有）することが可能です。アカウントさえあればインターネットを通じて、必要な資料やデータを見ることができます。
 

クラウドがパソコンだけでなくスマホやタブレット、スマートウォッチなど端末を選ばず使えるのは、ネットワーク経由でクラウドのデータと同期することが可能だからです。
 

さらに、クラウド上のデータは随時アップデートされます。そのため、更新された文書をいちいちダウンロードする必要もありません。
 

また、紙媒体のように情報を修正する度に印刷しなおす手間もないので、期日ぎりぎりまで情報修正が可能というメリットもあります。
 

3.必要な情報だけ素早く「共有」できる

クラウドの情報は必要に応じて、複数人と共有ができます。
 

プロジェクトメンバーや外部スタッフ、クライアントなど、その時々に合わせて共有するよう共有範囲を自由に設定できるのも大きなメリットです。
 

例えばAプロジェクトのメンバーに、社内メンバーと社外メンバーがいる場合を考えます。
 

この場合、メンバー全体で共有したい情報と、社内メンバーのみで共有したりデータの更新をしたりしたい情報とで分かれることがありますよね。
 

その場合、クラウドの管理者サイドで、プロジェクトメンバーごとにアクセス可能な情報を設定することが可能です。外部メンバーには閲覧のみ可能な設定にするなど、自由に設定ができます。
 

この共有範囲の設定は、状況に応じて自由に設定することが可能です。
 

設定したパスワードを入力しないとアクセスできないようにしたり、「3日以内」というようにアクセスできる期間を限定したりするなど、さまざまな設定を施せます。
 

状況にあった設定を行えば、大切な情報が外部に漏れてしまうミスを最大限回避することができるでしょう。
 

4.セキュリティを強化できる

クラウドサービスはセキュリティのプロが管理しています。
 

また最新のセキュリティ環境を整えているので、重要なデータなども安心して預けられます。
 

クラウドサービスを選ぶ時のチェックポイント

1.バックアップ体制をチェックする

企業には重要な資料や顧客データなどが大量にあります。これらを安全確実にバックアップできるのがクラウドサービスです。
 

数多くのクラウドサービスの中から選ぶ時は、バックアップ体制をチェックしてください。
 

例えば更新されたデータのみを選択して自動バックアップを行ったり、世代管理のバックアップができたりするかどうかです。
 

また国内にデータセンターを持っているかどうかも大事なチェックポイントでしょう。
 

2.セキュリティ対策をチェックする

重要な資料やデータを安全にバックアップするためにクラウドサービスを利用するのですから、サービス提供会社のセキュリティ対策をチェックするのは不可欠です。
 

例えば、常に最新のセキュリティ環境を維持できているか、サーバーやディスクやネットワークは完全二重化されているか、アクセス管理・運用管理が適切か、などです。
 

3.容量の大きさをチェックする

クラウドサービスを選ぶ時に意外と見逃されがちなのが容量の大きさです。導入する企業の規模によって、利用できる容量の大きさが自ずと決まってきます。
 

セキュリティ面で万全であっても、利用できる容量が小さければ何にもなりません。導入する前に会社の規模を踏まえて容量の見積もりをしておきましょう。
 

まとめ

クラウドとそのサービスについて説明してきました。クラウドは、実際に導入してビジネスの効率化に成功している企業がほとんどです。
 

ビジネスマンにとってメリットの多いクラウドですから、恐らく今後クラウドサービスを利用しない企業は少数派になるでしょう。
 

導入する時にはこの記事を参考にして、ビジネスの効率化を実現してください。