バックオフィス業務をより効率的に行いたいと思いませんか？こちらの記事ではバックオフィス業務を効率化するために、おすすめのツールを分野別にまとめてご紹介しています。
 

ツールを導入して、ビジネスの環境をより改善していきましょう。検討している方はぜひ参考にしてみてください。
 

来客対応の負担を減らすためのツール

受付システムを導入して来客業務の負担を軽減させよう

最近、都内では多く見かけるようになった受付システム。
 

バックオフィスは、日に何度も受付の内線電話を受けたり、配送業者の対応をしながら自分の業務もこなすハードな仕事。ですが、来客ツールを導入することで、来客対応の一部を自動化できます。
 

 

「RECEPTIONIST」は2,500社以上の企業が導入している来客ツール。来客の取次ぎがなくなるので総務の負担が軽くなります。来客情報はデータで残るので管理も便利です。
 

 

「MOT」受付システムから操作することで担当者のスマートフォンに直接つながるシステムです。画面を企業のイメージにカスタマイズしたり、日本語と英語を切り替えたりできます。
 

 

「Smart at reception」はiPadを利用した無人受付システム。AIを搭載しており、お客様が一度入力したテキストを学習します。QRコードの読み取りにも対応。
 

 

「moreReception」は受付に合わせてコンパクトタイプ、フロアタイプ、カウンタータイプの3つの筐体から選べます。入館カードが発行できる便利な機能がついた筐体もあります。
 

 

「Envoy」はアメリカ発祥の受付システムです。iPadを利用して、入館の際に来訪者の顔を撮影して写真付きの入館証を発行したり、秘密保持契約にサインを求めることができます。
 

勤怠管理をシステム化し、勤怠データを自動集計させよう勤怠・人材管理システム

出退勤の打刻やシフトの管理を端末で一括管理・処理

勤怠管理や人材管理は給与につながる大事な業務。ツールを利用して集計や管理の手間やコストを削減しましょう。
 

 

「KINGOFTIME」はシェアナンバー1の勤怠管理クラウドツール。パソコンやスマートフォンを使った打刻により、勤怠のデータをリアルタイムに管理できコストを削減できます。
 

 

「ジョブカン勤怠管理」はクラウド型の勤怠管理システム。ICカードや指静脈、GPSやLINEなど様々な打刻に対応。拠点ごとの勤怠管理もリアルタイムに行えます。
 

 

「jinjer」は人事や勤怠の管理を総合的に行えるクラウドサービスです。利用できるサービスを選べるので、効率化したい業務に合わせて選べるのがポイント。
 

 

「IEYASU」1,000社以上の人事サポートを行ったノウハウを基に、人事実務の専門家と協力して開発した勤怠管理システムです。出退勤の打刻や残業の申請などベンチャー企業に必要な機能が無料で使えます。
 

評価・査定のシーンで活躍する人事評価システムを使ってみよう

従業員一人一人の能力や経験をデータで一元管理

人事評価システムは社員のプロフィールをデータ化することで人事評価を効率的に行えるサービスです。人事評価にかかわるスタッフでの情報共有が簡単にできるようになります。
 

 

「あしたのクラウド」は3,000社以上の企業が利用している人事クラウドサービス。人事評価にかかる時間を短縮するだけでなくスタッフの納得する評価を行います。
 

 

「HRBrain」はクラウドサービスを利用した人事評価システムです。クラウドへの移行もサポートが手厚く、シンプルで見やすいUIは管理者だけでなく現場のスタッフも扱いやすいです。
 

 

「MOTIVATION CLOUD」は従業員の満足度や期待度を調査し、組織の状態を数値化する人事評価サービスです。調査は1人あたり20分程度なので現場の負担も少なく行えます。
 

 

「Talent Palette」は属人的な人事評価から脱することを目指すシステムです。様々な人材データをかけ合わせ、人材を活用する新たな視点を提供します。
 

採用対象に合わせた募集が可能な採用管理システムを利用してみよう

採用活動にかかわる応募者の情報管理を行う

採用活動は募集から採用までのプロセスがあり、通常業務をしながら採用を行う担当者には負担がかかるもの。採用管理システムを利用することで採用に関するコストが減少します。
 

 

「ジョブカン採用管理」は人材採用に関する業務を一元管理できるサービスです。シンプルなデザインで使いやすい画面と、業界最安値の月額料金で導入しやすいのがポイント。
 

 

「HRMOS採用」は採用に関する業務の時間を削減することに重視したサービスです。1つのシステムで採用に関する業務が完結し、情報共有もクラウドで簡単に行えます。
 

 

「Job Suite CAREER」は中途採用に特化した経費管理のシステムです。長年のノウハウをつめこんだシステムと電話やメールでの相談付きで中途採用をサポートします。
 

 

「HERP Hire」は現場の社員が採用に参加する「スクラム採用」を実現するサービスです。現場の社員と情報を共有しながら業務を行うことで即戦力になる人材のイメージをはっきりさせます。
 

 

「GoQ採用管理」は効率よく低コストで採用を行えるサービスです。誰でも写真とテキストを用意すれば簡単に採用サイトが作れるのがポイント。オプションでIndeedへの掲載も。
 

給与・経費管理システムを導入して事務コストを削減しよう

給与明細や経費一覧をデータで一括管理

定期的に発生する給与明細の作成や配布。ツールを利用することで給与明細をペーパーレス化し、時間やコストを削減できます。
 

 

「Focus U 給与明細」は給与に関する書類をクラウド上で行うツールです。給与明細はweb上で確認、印刷できるので給与明細を封入、配布、発送するコストを削減できます。
 

 

「月給便」は従業員が約300名くらいまでの企業を中心に給与明細メールを配信するサービス。給与計算ソフトからデータを取り込み、管理者のパソコンから給与明細を一括送信できます。
 

 

「ジョブカン経費精算」は経費精算をクラウド化するサービスです。ジョルダンの乗換案内と連携して、交通費の金額を自動算出。そのまま仕訳データに変換できます。
 

 

「Concur Expense」は2014年から国内売上5年連続ナンバー1のクラウドサービス。アプリを起動してカメラで経費のレシートを撮影するだけで自動取り込み。経費精算がスマホで完結します。
 

請求業務に関する手間や時間を短縮させよう

請求書発行の手間を省き、決済業務を効率化

請求書、見積書、納品書などの各種書類は取引が増えるほど作成に時間がかかります。ツールを導入して効率化しましょう。
 

 

「MISOCA」は請求書や見積書をクラウドで一元管理できるツールです。作成が面倒な見積書、納品書、請求書はテンプレートに情報を入力するだけでわずか1分で作成します。作成した書類はワンクリックでらくらく発送。
 

 

「ecoDeliver」インターネット経由で請求書などの書類をweb配信するツールです。書類の印刷や封入などの手間やコストを削減できます。
 

 

「Paid」は企業間の取引で発生する掛売上の与信管理から代金の回収まですべて代行するサービスです。未回収などのリスクを気にせずに、営業などにリソースを注げます。
 

 

「NP掛け払い」は請求書の発行から代金の回収、入金の管理や督促までの請求業務をすべて代行するサービスです。未回収リスクも100%保証するので安心して利用できます。
 

他にもバックオフィス向けにはこんなサービスもあります！

バックオフィス業務の効率化に貢献するシステム

社内でのコミュニケーションを円滑にするために、ビジネスチャットや会議室管理、チャットボットなどのツールがあると便利です。
 

 

「RECEPTIONIST For Space」はスマホやタブレットを利用して、会議室や商談スペースの利用状況を管理・運用できるツールです。Googleカレンダーなど既存のカレンダーと連携して使えるのがポイント。
 

 

「Chatwork」は社内FAQのチャットボットを作れるので、社内から総務やシステム担当への問い合わせを自動化することができ業務を効率化できます。
 

 

「slack」はビジネスチャットツール。プロジェクトごとに専用のチャンネルを作ることができ、やり取りはすべて一元化されるので素早く必要な情報を探せます。
 

 

「LINE WORKS」はおなじみのコミュニケーションツール「LINE」のビジネス版。チャットだけでなく掲示板やカレンダー、アドレス帳など必要な機能が揃っています。
 

まとめ

バックオフィス業務に関するツールを利用することで、総務や経理、庶務などの業務改善や効率化を行うことができ、時間やコストを削減することができます。こちらの記事を参考に、自社の業務にあったバックオフィス向けツールを導入する参考にしてみてください。