昨今受付システムを受付としてだけではなく、カスタマーサポートなどに取り入れている企業が注目されています。
 

ここでは受付システムを導入したい、もしくはすでに導入しているという場合に、一緒に使いたいおすすめツールを紹介します。
 

業務効率化に寄与するツールやアプリをまとめました。
 

受付システムがさまざまな企業で利用される理由

受付システムとは、受付カウンターにいる担当者の役割を代わりに担ってくれるシステムです。
 

最近では飲食店やデパートなどでも多く見られますね。
 

受付システムの導入が加速している理由は主に2点です。
 

1点はコスト軽減。受付として従業員を雇う必要がなくなるので人件費の削減になります。
 

さらに受付に必要なスペースも節約可能。その他にも内線電話の設置等も不要、通話料等も節約することができます。
 

導入時に初期コストはかかりますし、サービスによっては月額料金もかかりますが、それでもこれらのコストを支払うよりは安上がりです。
 

そしてもう1つの理由が業務効率化。
 

働き方改革が推進される状況の中では、業務効率化は喫緊の課題となっています。
 

受付システムの導入により受付業務が自動化かつ高速化するため、それまで必要だった工数を節約することが可能です。
 

ただ、この業務効率化をより促進させるためには、以下で説明するツールが肝要となります。
 

受付システムにツールを導入するメリット

受付システムにツールを導入するメリットは多数存在します。
 

例えばビジネスチャットとの連携。
 

普段使用しているビジネスチャットに受付システムをリンクすると、来訪者からの連絡をビジネスチャットで受けることができます。
 

もちろんレスポンスすることも可能。電話が苦手でも楽に対応できるように。
 

googleカレンダーを始めとしたスケジューラーとの連携も効果的です。事前予約のある来訪者のスケジュールが一目でわかるようになります。
 

会議室など、社内スペースのリソースを調整する際にもお役立ち。excelなどの表計算ソフトとリンクするのもよいでしょう。
 

入出者ログが一手にまとめられて、不審な出入りもチェックすることができます。
 

受付システムはそれ単体でも非常に有用なシステムですが、さまざまなツールと連携することによってシナジーが生まれ、より有用となるのです。
 

無人化のために導入したい受付システム

もちろん受付システムはそれ自体でもビジネスを大きく変えるシステムです。
 

先述したコストカットや業務効率化の前にオートメーション化できることが最大の利点です。
 

企業にいる社員にはそれぞれ、注力するべき仕事があります。
 

受付を導入していない企業の場合、当然受付業務は社員のだれかが代行しなくてはいけません。
 

そうなると本来の業務に影響が及び、クリエイティブな仕事ができなくなってしまうこともあります。
 

このことは受付として専門の従業員を雇うことでも解決はできますが、前述したメリットから受付システムを導入したほうが波及効果もあり、はるかに有用。
 

つまり、受付は無人化した際のメリットが大きいのです。
 

受付システムと一緒に導入するならこれ！おすすめツール

これから受付システムの導入を検討している方に、合わせて導入したいツールを紹介します。
 

いずれも受付システムを連携させることで、システムの効率アップにつながり、受付システムの価値をより向上できるもの。
 

各ツールの特徴やメリットをチェックし、自社にあったツールを探す際の参考にしてください。
 

ビジネスチャットとの連携で利便性アップ

非常に多くの企業で導入されているビジネスチャット。
 

slackやLINEWORKS、Chatworkやgoogleハングアウトなど、さまざまなツールがリリースされています。
 

これらの多くは受付システムと連携可能。そしてメリットも多数存在します。
 

まず、ビジネスチャットと連携することで、受付業務をビジネスチャット上で完結させることができます。
 

本来電話でやり取りしなければならないところを、ビジネスチャットで行えるのです。
 

またこれに付随して会話ログを取ることも可能、カスタマーサービスの向上にも役立ちます。
 

さらにビジネスチャットは場所を選びません。
 

オフィスのPCはもちろん、携帯しているスマートフォンやタブレットなどでも運用可能。
 

出先でも出張中でも対応できるのは非常に魅力です。
 

通知に関しても設定すれば見逃すことなく、必要なものだけに即応できます。
 

大企業におすすめ！Pepperと受付システムの連携

ソフトバンクがリリースしているPepper。
 

導入当初はソフトバンクの店舗でしか見ることができなかったPepperですが、今は飲食店や病院など様々な施設に導入されています。
 

このPepperはただのコミュニケーションツールとして導入されている場合もありますが、多くは受付システムと連携されています。
 

Pepperと受付システムの連携による最大のメリットはコミュニケーションです。
 

PepperのAIは日々進歩しており、より人間らしい会話・やり取りが可能となっています。
 

受付システム単体で運用した場合、受付にはiPadを一台置くだけで問題ありません。
 

ただいくら空間をアメニティにしたところで、誰もいない寒々しさを根源から排除することはできません。
 

そこで役に立つのがPepperです。
 

Pepperが来訪者に話しかけるその形は、受付スタッフと何ら変わりはありません。
 

人はいないのですが、人のような温かい接客が可能となるのです。
 

さらにPepperは学習機能が搭載されており、時間が立つごとに自社にとって一番適した接客対応にフィットしていきます。
 

また、Pepperを導入することは機械の操作が苦手な来訪者にもプラスに働きます。
 

音声や身振り手振りなどで操作を指示・サポートしてくれるからです。
 

なお、PepperにiPadを持たせることによって、持ち逃げなどの防止にもつながります。
 

ユーザー数の多いSkypeやgoogleカレンダーとも連携可

ビジネスチャット、Pepper以外にも連携することのできるツールやアプリは多数存在します。
 

例えばgoogleカレンダーやOffice365カレンダーなど、スケジューラーとの連携が可能です。
 

これにより来訪者のスケジュールを一元的に管理、いつ誰が来て、誰がどこで対応するのかといったことが一目でわかるようになります。
 

また、チャット＋通話ツールであるSkypeとの連携も有用です。
 

内線電話はオフィス内でやり取りする場合は無料となります。
 

一方内線電話から携帯に掛けたり、別の拠点（例えば本社から支社など）の内線電話に掛けたりする場合は通話料が必要です。
 

Skypeを導入し、連絡をSkypeで統一すれば、こういった費用をすべてゼロ化することができます。
 

なおビジネスチャットでも同様のことは可能ですが、Skypeは通話が基本となるツールですので、通話を重視する場合はSkypeの方が良いでしょう。
 

その他に連携しておきたいツール

受付システムと連携しておきたいツールは他にも存在します。
 

例えば小型プリンターです。
 

実は受付システムの中には、入館証を発行することが可能なものもあります。
 

入館証は社内でアクセスできる場所を制御する際に非常にお役立ちです。
 

その入館証を発行するために、小型プリンターが必要となります。
 

また、内線電話もあると良いでしょう。
 

前段で内線電話はコストがかかると提示されているのに、と疑問に思う方もいるかもしれません。
 

しかし内線電話が絶対悪である、というわけではありません。
 

社内の全員がビジネスチャットを利用、かつ習熟しているのであればよいですが、そうでない社員も存在するでしょう。
 

そのような社員が対応する際に使いやすいのが内線電話です。
 

また内線電話は受付システムと連携することで、通話デバイスの1つとして運用できます。
 

つまり受付システムの恩恵にあずかりながら、電話という旧来のデバイスでやり取りができる、というわけです。
 

ここまで受付システムの利点や、受付システムと連携することでその効果を増幅するツールについてご説明しました。
 

最後は受付システムを導入する際、またツールと連携する際の注意点について触れていきます。
 

受付システム導入、並びにツール連携時の注意点

受付システムはこれまで説明した通り、非常に有用なシステムです。
 

ただ導入の際にはいくつか気を付けたい点があります。
 

まず当たり前ですが、受付スタッフを導入している場合は配置転換などを行いましょう。
 

受付スタッフがおらず持ち回りの場合は業務フローの変更で対応可能ですが、専任のスタッフがいる場合は思わぬ足かせになる場合があるので注意です。
 

次に受付システム導入の際に必要となるコストもチェックしましょう。
 

特にチェックしたいのは初期費用。
 

企業の規模によっては思わぬ金額になることもあるので、必ず予算は大目に計上しておきましょう。
 

さらにツールとの連携時、その中でもビジネスチャットと連携する際に気を付けたいポイントがあります。
 

それは連携するビジネスチャットを統一することと、ビジネスチャットの習熟度です。
 

いくら受付システム自体が多数のビジネスチャットと連携可能だとしても、社内で利用するビジネスチャットがばらばらだと社員同士の連携が難しくなります。
 

もちろん必要があって複数のビジネスチャットを利用している場合は良いのですが、個人の好みや意識統一がなされていないなどの理由であれば導入前に改善しましょう。
 

また、ビジネスチャットを統一しても、そのビジネスチャットを全員が使いこなせなければかえって効率が落ちてしまいます。
 

受付システムとのシナジーを最大限に発揮させるためにも、ビジネスチャットを始めとした連携ツールの習熟度は上げておきましょう。
 

まとめ

多数の企業がすでに導入している受付システム。
 

受付システムはそれ自体でもビジネスを円滑に進めてくれるシステムです。
 

しかし、各種ツールと連携し運用していけば、さらにその能力を発揮させることができます。
 

既に会社でビジネスチャットをはじめとするツールを使用している場合は、それと連携できるかどうかも受付システムを選ぶ際のポイントとして良いでしょう。
 

受付システムの種類は実にさまざまで、1つ1つに特徴があります。
 

自社に最もフィットした受付システムは何か、連携可能なツールや初期費用・継続コスト、対応規模などさまざまな観点から探してみてくださいね。